برای برآورد میزان فضای مورد نیاز روی سرورهای ذخیره سازی اطلاعات آرشیو اسناد، خریدار نیاز به مشاوره دقیق دارد و باید اطلاعات منتقل شده به ایشان، دقیق باشد تا بتوانند سخت افزار و ظرفیت فضای ذخیره سازی مناسب را برای نرم افزار تهیه کنند.
مجموعه های مختلف با توجه حوزه فعالیت خود، اسناد متفاوتی را بایگانی می کنند در نتیجه نمی توان یک چارچوب مشخص برای برآورد حجم آرشیو اسناد مشخص نمود ولی می توان با توجه به اطلاعات دریافتی از آنها، یک برآورد حدود از حجم اسناد با استفاده از روش تخمین به دست آورد.
معمولا اطلاعات مختلفی در نرم افزار آرشیو اسناد نگهداری می شود. در ادامه پرکاربردترین مستندات در حوزه آرشیو بررسی می شوند: اسناد کاغذی، فایل های مهندسی و فایل های صوتی و تصویری
اسناد کاغذی: در نرم افزار آرشیو اسناد، اسکن مدارک و پرونده ها بسیار رایج است. بر اساس کیفیت انتخابی (dpi) اسکن و نوع اسکن (رنگی و سیاه سفید)، حجم برگه های اسکن شده متفاوت است. حجم فایل اسکن شده بر اساس کیفیت و فرمت های PDF و TIF برای یک صفحه A4 به شرح زیر می باشد: