دسته مقالات

با الکترونیکی شدن اکثر مکاتبات اداری در سازمان های دولتی و خصوصی و توسعه کاربری نرم افزارهای اتوماسیون اداری و البته اهمیت بالای کنترل اصالت اسناد اداری، نیاز است اسناد در مکاتبات الکترونیکی یکتا و قابل پیگیری باشند. بدین منظور سازمان اداری استخدامی کشور در مورخ 15/12/1396 طی بخشنامه ای به شماره 1739836 افزودن شناسه ملی سند یا به اختصار شمس را برای مکاتبات اداری و اسناد دولتی برای تمامی دستگاه های اجرایی الزامی نمود.
در واقع همانطور که مطرح گردید هدف از نشر این بخشنامه و درج کد شمس در اسناد و مکاتبات اداری تعیین یکتا بودن اسناد و همچنین سهولت در پیگیری و ثبت الکترونیک اسناد و همچنین افزایش امنیت، سرعت و کاهش خطاهای انسانی در ثبت مکاتبات می باشد.

با تغییرات مداوم دنیای امروز و شکل گیری فرصت های ارزشمند بسیاری، حوزه های کاری، اهداف و نقش های جدیدی در کسب و کار ها ایجاد و حجم اطلاعات در گردش افزایش می یابد. به همین سبب شاهد رشد و توسعه روز افزون وظایف و ارجاعات در سازمان ها هستیم که برنامه ریزی، نظارت و هماهنگی این امور را برای مدیران پیچیده تر می کند.
از طرفی استفاده از فرصت های جدید و دستیابی به اهداف سازمان به کمک منابع موجود، نیازمند افزایش بهره وری است. بر همین اساس تمرکز روی رفع موانعی چون اتلاف زمان، ناهماهنگی در انجام امور و وظایف، کندی سرعت انتقال اطلاعات و البته بهبود نظارت بر عملکرد سازمان و افزایش کارایی کارکنان از دغدغه های اصلی مدیران است.
سازمان چابک Agile ، نیاز روز دنیای رقابت
سازمان های چابک، سازمانهای ارزش آفرینی هستند که با به کار گیری صحیح اصولی همچون استراتژی، ساختار، فرآیند، نیروی انسانی و تکنولوژی، همپای تغییرات و با نگاهی تحول گرا در حال بهره برداری از فرصت های شکل گرفته می باشند.
این سازمانها، در پی حفظ هر دو جنبه پایداری و پویایی در سازمان بوده و به کمک ساده سازی ساختارهای سنتی، شتاب دهی به فرایند ها، افزایش نرخ رشد و البته کاهش هزینه ها با بهره گیری از فناوری های پیشرفته به دنبال بهبود عملکرد و افزایش راندمان می باشند.

دبیرخانه یکی از واحدهای عملیاتی مهم در حوزه اداری است که وظیفه ثبت و مدیریت مرسولات در شرکتها و سازمانها را برعهده دارد. این واحد که در شرکتها و سازمانهای بزرگ می تواند یک حوزه و دفتر کاری مستقل با چند کارمند و مدیر داشته باشد مسئولیت کنترل و ثبت انواع مکاتبات عادی و محرمانه وارده و صادره را برعهده دارد. این مسئولیت در شرکتهای خصوصی معمولا برعهده مسئولین دفاتر می باشد. در عمل، دبیرخانه دروازه اصلی ورود و خروج مکاتبات رسمی با مجموعه های خارج از سازمان است و مسئولیت کنترل کیفی محتوای املایی نامه ها، استفاده از سربرگهای مناسب، شیوه های ارسال متناسب با مکاتبه، شماره گذاری صحیح ، قابل ردیابی بودن، کنترل امضای مجاز و رسیدن نامه به گیرندگان را برعهده دارد. معمولا این واحد پاسخگوی ارباب رجوع، براساس مکاتباتی که با سازمان دارند و پیگیری کننده نتیجه انجام کارها و ارسال کننده پاسخ به سازمانها و افراد در قالب نامه های صادره می باشد.

در این مقاله به بررسی دبیرخانه سنتی و دبیرخانه مکانیزه (نرم افزار دبیرخانه) می پردازیم و به دو سوال پاسخ می دهیم که «آیا می توان نرم افزار دبیرخانه را جایگزین دبیرخانه سنتی کرد یا خیر؟ » و «پیاده سازی نرم افزار دبیرخانه حرفه ای چه مزایایی برای یک مجموعه خواهد داشت؟ »

دبيرخانه واحد سازماني مشخصي است كه اداره امور دفتري سازمان را براساس روشهاي تدوين شده و معين عهده دار گرديده و گردش مكاتبات و مراسلات اداري را انجام مي دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جريان گردش نامه هاي وارده و صادره را در سازمان تقبل مي نمايد. دفتر اندیکاتور، دفتری است که کلیه اطلاعات نامه های وارده، صادره و داخلی سازمانها در آن ثبت میشود. از این دفتر به منظور مراجعه بعدی به سوابق و مکاتبات سازمانها و یا واحدهای سازمانها با یکدیگر، استفاده میشود و به آن دفتر ثبت نیز گفته میشود.درصورتی که حجم نامه های وارده یک سازمان یا مؤسسه به اندازه ای باشد که امکان پیگیری و دسترسی به موضوع نامه و یا تاریخ و محل ارجاع آن، به وسیله دفتر اندیکاتور به سرعت امکانپذیر نباشد و هنگام مراجعه صاحبان نامه ها (ارباب رجوع)، زمان زیادی برای پیدا کردن نامه آنها و پاسخ اقدام هایی که روی نامه آنها انجام شده است صرف میشد، راه حلی اندیشیده شد که از تأخیر در راهنمایی مراجعان جلوگیری شود.

[vc_row][vc_column offset=”vc_hidden-xs”][vc_column_text css=””] تاریخ انتشار: 1399/04/27 نویسنده: سید حسین شهرآبادی [/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row css=”.vc_custom_1728994249975{padding-right: 28px !important;padding-left: 28px !important;}”][vc_column offset=”vc_hidden-lg vc_hidden-md vc_hidden-sm”][vc_column_text css=””] تاریخ انتشار: 1399/04/27 نویسنده: سید حسین شهرآبادی [/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space height=”2px”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_single_image image=”313986″ img_size=”full” alignment=”center” css_animation=”top-to-bottom” css=””][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space height=”2px”][/vc_column][/vc_row][vc_row css=”.vc_custom_1720597700533{border-top-width: 2px !important;border-right-width: 2px !important;border-bottom-width:…

حسابداری Accounting بر ثبت و گزارش نحوه عملکرد یک واحد تجاری در گذشته متمرکز است، در حالی که مدیریت مالی Finance متمرکز بر تجزیه و تحلیل و پیش بینی عملکرد شرکت در آینده است.حسابداری مربوط به جمع آوری تمام داده های مالی برای یک نهاد، وارد کردن آن به دفتر کل و تولید گزارش های خلاصه از اتفاقهای گذشته می باشد. حسابداران وظیفه جمع آوری همه داده های مالی را بر عهده دارند و این کار را می توانند با گردآوری رسیدها، فاکتورها و گزارش هایی که مربوط به همه درآمد و هزینه یک کسب و کار است، انجام دهند.
مثال : کلیه سفارشهای مشتری ، هزینه های پرداخت شده برای هر محصول، سوابق موجودی، گزارش حقوق و دستمزد و خرید سرمایه.

یک روش بودجه ریزی که تنها چند تغییر حاشیه ای در بودجه جاری ایجاد می کند بودجه ریزی افزایشی چیست؟بودجه ریزی افزایشی (Incremental budgeting) نوعی فرایند بودجه ریزی مبتنی بر این ایده است که با ایجاد تنها برخی تغییرات حاشیه ای در بودجه جاری، می توان بهترین بودجه جدید را ایجاد کرد. به عبارت دیگر، با بودجه بندی افزایشی ، بودجه جاری به عنوان پایه ای استفاده می شود که فرضیه های افزایشی به آن اضافه می شوند یا از مبلغ پایه کم می شوند تا مبلغ جدید بودجه تعیین شود. در بین تمام روش های بودجه بندی، بودجه بندی افزایشی معمولاً به عنوان محافظه کارانه ترین رویکرد در نظر گرفته می شود.

توجه داشته باشید که هیچ فرمول استانداردی برای تعیین تغییرات حاشیه ای قابل استفاده در فرایند بودجه بندی وجود ندارد. تغییرات حاشیه ای معمولاً با استفاده از فرضیات مشخصی که بر اساس بودجه بندی و هزینه های قبلی انجام می شوند، تعیین می شوند.