تاریخ انتشار: 1405/02/28 مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد برای آرشیو اسناد مثبته مالی مقدمه: چالشهای نگهداری اسناد مالی در سازمانها یکی از دغدغههای اصلی مدیران مالی و حسابداران، نگهداری و آرشیو صحیح اسناد مثبته مالی است. طبق الزامات…
محاسبه کارکرد و مدیریت منابع انسانی شامل مدیریت کارکنان بر مبنای سنجش مدت زمان حضور در فضای کاری و محاسبه ساعت کار یا مدیریت کارکنان بر مبنای انجام کار و پروژه هستند. هر یک از این روشها دارای ویژگیها، مزایا و معایب خاصی هستند که در ادامه به تفصیل بررسی خواهیم کرد.
آموزش اتوماسیون اداری و برنامه ریزی برای استقرار آن در سازمان می تواند در بهینه سازی گردش اسناد سازمانی و افزایش بهره وری سامانه ها بسیار موثر باشد، انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری با آموزش رایگان، با آموزش سطح بندی شده و دقیق کارکنان و مدیران امکان پذیر می باشد
نرم افزار دبیرخانه تحت وب یک سیستم مبتنی بر وب است که از طریق مرورگر وب قابل دسترسی است. این بدان معناست که کاربران می توانند به نرم افزار از هر دستگاهی با اتصال به اینترنت دسترسی داشته باشند. نرم افزار دبیرخانه تحت وب به طور کلی مقرون به صرفه تر از نرم افزار دبیرخانه تحت ویندوز است زیرا نیازی به نصب نرم افزار روی دستگاه های کاربران ندارد. همچنین به دلیل اینکه به اینترنت نیاز دارد، می توان از آن برای دسترسی از راه دور استفاده کرد.
سازمان ها به طور معمول برای حفظ مدارک مهم خود از روش های گوناگونی بهره مند می شوند چرا که این اسناد و مدارک حاوی اطلاعات مهم سازمان می باشند، که متناسب با زمینه کاری سازمان این مدارک انواع و مشخصات متنوعی دارند .
در گذشته تمامی مدارک به صورت فیزیکی، بایگانی و در قسمتی از سازمان نگهداری میشد که این روش با مشکلاتی همچون آتش سوزی، کهنه و از دست دادن کیفیت شدن، امکان کپی برداری و سواستفاده افراد سودجو و به طور کلی مفقودی مدارک مواجه بود. امروزه با پیدایش آرشیو های الکترونیکی سازمان ها می توانند علاوه بر نسخه های فیزیکی، مدارک نسخه های الکترونیکی خود را نیز در محیطی امن نگهداری نمایند؛ البته نگهداری الکترونیک مدارک سازمانی هم با توجه به حجم و نوع مدارک در روند ثبت اطلاعات بسیار حائز اهمیت است.
یکی از ابزارهایی که می تواند با صرف وقت و هزینه مطلوب برای اینکار مورد استفاده قرار گیرد نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد الکترونیکی می باشد که می توان به واسطه آن اطلاعات و مدارک سازمان را براساس ساختارهای درختی متفاوت طبقه بندی کرد و نوع اسناد و ماهیت آنها را مشخص نمود.
امروزه در عصر اطلاعات، اسناد و پرونده ها با سرعت فوق تصور در حال تولید هستند، این اسناد در قالبهای مختلف و توسط واحدهای گوناگون در شرکتها تولید و ارسال می شوند، این اطلاعات از اهمیت بالایی برخوردارند و نیاز به مدیریت و نگهداری آنها که از سرمایه های بزرگ سازمانی هستند، (در قالب مراکز دیتا و بانکهای اطلاعاتی متمرکز) به یکی از چالش های مهم در شرکتها و سازمان ها تبدیل شده است .
تردیدی وجود ندارد که با استفاده از فناوری اطلاعات در زمینه بایگانی و مدیریت اسناد، می توان با استفاده از اصول مهندسی، نگهداری اطلاعات و مدیریت آنها را (بر اساس اهمیت، دسترسی و اصول سازمانی) بهینه کرد تا بسیاری از مشکلات و دغدغه های مدیریتی قدیمی در حوزه نگهداری اسناد مرتفع شده و با استفاده از راهکارهای نوین در راستای افزایش بهره وری از اتلاف منابع زمان و انرژی در سازمان جلوگیری نمود. مزیت های پیاده سازی بایگانی الکترونیک را بررسی می کنیم.
امروزه با توجه به پیشرفت چشمگیر سیستم های اطلاعاتی و همچنین با بیشتر شدن تهدیدات و حملات سایبری، امنیت اطلاعاتی سازمان ها بیشتر در معرض خطر قرار می گیرد و آنها باید برای محافظت از اطلاعات خود محیطی امن ایجاد نمایند. با توجه به ارزشمندی دانش و اطلاعات به طور کلی برقراری امنیت در هر بستری جزو اصلی ترین اهداف سازمان ها می باشد، در این خصوص فاکتورهای تاثیرگذار بسیاری وجود دارد که یکی از مهمترین عوامل در مدیریت امنیت اطلاعات، احراز هویت است. به همین منظور اکثر سرویس ها و یا برنامه ها برای ارائه خدماتشان به کاربران اقدام به ایجاد حساب های کاربری می نمایند درواقع ساده ترین احراز هویتی که وجود دارد تعریف یک نام کاربری و یک رمز عبور منحصر به فرد به ازای هر کاربر می باشد .
با پیشرفت تکنولوژی، دسترسی به انواع سامانه ها و برنامه ها و استفاده روزمره از آنها نیز بیشتر شده که همین امر سبب می شود، برای کار با این نرم افزارها با تعداد زیادی نام کاربری و کلمه عبور سرو کار داشته باشیم.
در هر نرم افزار، محیطی امن برای ایجاد و نگهداری حساب های کاربری مورد نیاز است که هر سامانه و بستری بتواند هویت اعضای خود را شناسایی نماید. در این راستا نیاز به ابزاری برای احراز هویت مشترک در سازمان ها و شبکه هر بستری بسیار مهم داریم. این امر مهم می تواند با استفاده از روش های مختلف صورت گیرد، یکی از این روشها، احراز هویت یکپارچه یا (Single Sign On) SSO می باشد، که این روش با توجه به نوع عملکردی که دارد امنیت بالایی ایجاد می نماید.
همانطور که از نام آن مشخص است می تواند برای ورود به سیستم های مختلف، یک هویت واحد ایجاد کند به طوری که نیاز نباشد برای ورود چندین حساب کاربری تعریف گردد؛ درواقع کاربر می تواند با یکبار احراز هویت به تمامی درگاه ها و برنامه ها و نرم افزارهای سازمان دسترسی داشته باشد. همچنین این امکان را می دهد که بتوان مدیریت یکپارچه ای بر روی حساب های کاربری داشته باشیم.
یکی از مهم ترین وظایف یک سازمان جلب رضایت ارباب رجوع می باشد ؛ زمانی که یک سازمان خدمت یا کالایی را ارائه می نماید باید این مورد را در نظر داشته باشد که برای خدمت گیرنده و یا خریدار خود احترام قائل شود چرا که ایجاد حس رضایت در خدمات گیرندگان و یا خریداران سبب رشد و توسعه سازمان می گردد. به طور کلی همه سازمان ها باید ، جلب رضایت مشتریان و خدمات گیرندگان با ارایه خدمات با کیفیت مطلوب را هدف اصلی خود قرار دهند. البته علی رغم تمام اینها در برخی سازمان ها همچنان نیاز به رفت و آمد مکرر ارباب رجوع برای دریافت خدمت مشاهده می شود و همچنین با توجه به عدم وجود مستندی با مضمون در نظر گیری رفتار با مراجعان و برخورد با آنان سبب می گردد تا محیط و فضای اداری خدمت دهی به مراجعان، مطلوب نباشد به همین منظور مصوبه ای در خصوص "طرح تکریم مردم و جلب رضایت ارباب رجوع در نظام اداری" از سوی شورای عالی اداری به همه نهاد های دولتی و اجرایی ابلاغ گردید که مهم ترین هدف آن ایجاد محیط و فضایی مطلوب برای ارائه خدمت و رفتار شایسته و مناسب با مراجعان می باشد.
با الکترونیکی شدن اکثر مکاتبات اداری در سازمان های دولتی و خصوصی و توسعه کاربری نرم افزارهای اتوماسیون اداری و البته اهمیت بالای کنترل اصالت اسناد اداری، نیاز است اسناد در مکاتبات الکترونیکی یکتا و قابل پیگیری باشند. بدین منظور سازمان اداری استخدامی کشور در مورخ 15/12/1396 طی بخشنامه ای به شماره 1739836 افزودن شناسه ملی سند یا به اختصار شمس را برای مکاتبات اداری و اسناد دولتی برای تمامی دستگاه های اجرایی الزامی نمود.
در واقع همانطور که مطرح گردید هدف از نشر این بخشنامه و درج کد شمس در اسناد و مکاتبات اداری تعیین یکتا بودن اسناد و همچنین سهولت در پیگیری و ثبت الکترونیک اسناد و همچنین افزایش امنیت، سرعت و کاهش خطاهای انسانی در ثبت مکاتبات می باشد.
