برچسب آرشیو اسناد

امروزه در عصر اطلاعات، اسناد و پرونده ها با سرعت فوق تصور در حال تولید هستند، این اسناد در قالبهای مختلف و توسط واحدهای گوناگون در شرکتها تولید و ارسال می شوند، این اطلاعات از اهمیت بالایی برخوردارند و نیاز به مدیریت و نگهداری آنها که از سرمایه های بزرگ سازمانی هستند، (در قالب مراکز دیتا و بانکهای اطلاعاتی متمرکز) به یکی از چالش های مهم در شرکتها و سازمان ها تبدیل شده است .
تردیدی وجود ندارد که با استفاده از فناوری اطلاعات در زمینه بایگانی و مدیریت اسناد، می توان با استفاده از اصول مهندسی، نگهداری اطلاعات و مدیریت آنها را (بر اساس اهمیت، دسترسی و اصول سازمانی) بهینه کرد تا بسیاری از مشکلات و دغدغه های مدیریتی قدیمی در حوزه نگهداری اسناد مرتفع شده و با استفاده از راهکارهای نوین در راستای افزایش بهره وری از اتلاف منابع زمان و انرژی در سازمان جلوگیری نمود. مزیت های پیاده سازی بایگانی الکترونیک را بررسی می کنیم.

اسکنر ها جزء دستگاه های ورودی اطلاعات در دنیای فناوری محسوب می شوند. در واقع ورودی اسکنر ها اطلاعات اسناد کاغذی، تصاویر، نقشه ها ، فیلم ها و … هستند. این محتوا از طریق یک ابزار سخت افزاری و به کمک یک نرم افزار واسط که اطلاعات غیر قابل استفاده را به راحتی به فایل­های الکترونیک تبدیل می کند، دریافت می شوند. تنوع اسکنرها به دلیل کاربرد های وسیع و متعدد نظیر استفاده در علم پزشکی، تشخیص چهره و اثر انگشت و البته دریافت تصاویر و یا متون رو به افزایش است . علاوه بر این افزایش اهمیت و نگهداری اسناد به صورت الکترونیک منجر به توسعه تکنولوژی های استفاده شده در تولید اسکنر ها شده است . اما در انتخاب اسکنر ها یکی از مهم ترین عوامل کاربرد آنهاست. علاوه بر این گاهی سرعت اهمیت دارد، گاهی دقت در جزییات و گاهی هر دو عامل به یک اندازه موثر هستند. برای شناخت بهتر کاربرد اسکنر ها می توان آن ها را بر اساس نوع فناوری و یا شکل ظاهری تفکیک و مورد بررسی قرارداد :

تکنولوژی ساخت اسکنرها
عموما اسکنر ها بر اساس تکنولوژی ساخت به سه دسته تقسیم می شوند :

برای درک بهتر اهمیت نگهداری از اسناد، در ابتدا باید تعریف روشن و دقیقی از مفهوم سند داشته باشیم. میتوان گفت هر محتوای مکتوبی که دارای ارزش اطلاعاتی، مالی، حقوقی، علمی و یا تاریخی و … باشد یک سند است.

هر سندی ممکن است پس از ایجاد مورد استفاده و بهره برداری قرار گیرد ، بارها با ویرایش و اعمال تغییر مواجه شود و نهایتا امحاء شود. به تمام مراحلی که سند از تولید تا امحاء طی میکند چرخه حیات سند میگویند که مهم ترین مفهوم در نگهداری از اسناد است .

اسناد را می توان بر اساس نحوه و میزان استفاده به اسناد جاری که در گردش هستند و برای انتقال و جابه جایی اطلاعات مورد استفاده قرار میگیرند ( نظیر نامه ها و فرم ها ) و اسناد راکد و نیمه جاری که عموما در گردش نیستند و صرفا در مواقع استفاده از محتوای آنها مورد مراجعه قرار میگیرند (نظیر اسناد فنی یا مالی)، تقسیم کرد. این اسناد راکد و نیمه جاری باید طبق قواعد استانداردهایی بایگانی ، نگهداری و حفاظت شود.

مفهوم بایگانی اسناد شامل فنون و قواعد تنظیم، طبقه بندی، مدیریت ، نظارت و حفاظت از اسناد و مدارک به منظور مراجعه و بهره برداری است.

با تغییرات مداوم دنیای امروز و شکل گیری فرصت های ارزشمند بسیاری، حوزه های کاری، اهداف و نقش های جدیدی در کسب و کار ها ایجاد و حجم اطلاعات در گردش افزایش می یابد. به همین سبب شاهد رشد و توسعه روز افزون وظایف و ارجاعات در سازمان ها هستیم که برنامه ریزی، نظارت و هماهنگی این امور را برای مدیران پیچیده تر می کند.
از طرفی استفاده از فرصت های جدید و دستیابی به اهداف سازمان به کمک منابع موجود، نیازمند افزایش بهره وری است. بر همین اساس تمرکز روی رفع موانعی چون اتلاف زمان، ناهماهنگی در انجام امور و وظایف، کندی سرعت انتقال اطلاعات و البته بهبود نظارت بر عملکرد سازمان و افزایش کارایی کارکنان از دغدغه های اصلی مدیران است.
سازمان چابک Agile ، نیاز روز دنیای رقابت
سازمان های چابک، سازمانهای ارزش آفرینی هستند که با به کار گیری صحیح اصولی همچون استراتژی، ساختار، فرآیند، نیروی انسانی و تکنولوژی، همپای تغییرات و با نگاهی تحول گرا در حال بهره برداری از فرصت های شکل گرفته می باشند.
این سازمانها، در پی حفظ هر دو جنبه پایداری و پویایی در سازمان بوده و به کمک ساده سازی ساختارهای سنتی، شتاب دهی به فرایند ها، افزایش نرخ رشد و البته کاهش هزینه ها با بهره گیری از فناوری های پیشرفته به دنبال بهبود عملکرد و افزایش راندمان می باشند.

برای برآورد میزان فضای مورد نیاز روی سرورهای ذخیره سازی اطلاعات آرشیو اسناد، خریدار نیاز به مشاوره دقیق دارد و باید اطلاعات منتقل شده به ایشان، دقیق باشد تا بتوانند سخت افزار و ظرفیت فضای ذخیره سازی مناسب را برای نرم افزار تهیه کنند.
مجموعه های مختلف با توجه حوزه فعالیت خود، اسناد متفاوتی را بایگانی می کنند در نتیجه نمی توان یک چارچوب مشخص برای برآورد حجم آرشیو اسناد مشخص نمود ولی می توان با توجه به اطلاعات دریافتی از آنها، یک برآورد حدود از حجم اسناد با استفاده از روش تخمین به دست آورد.

معمولا اطلاعات مختلفی در نرم افزار آرشیو اسناد نگهداری می شود. در ادامه پرکاربردترین مستندات در حوزه آرشیو بررسی می شوند: اسناد کاغذی، فایل های مهندسی و فایل های صوتی و تصویری
اسناد کاغذی: در نرم افزار آرشیو اسناد، اسکن مدارک و پرونده ها بسیار رایج است. بر اساس کیفیت انتخابی (dpi) اسکن و نوع اسکن (رنگی و سیاه سفید)، حجم برگه های اسکن شده متفاوت است. حجم فایل اسکن شده بر اساس کیفیت و فرمت های PDF و TIF برای یک صفحه A4 به شرح زیر می باشد: