برچسب دبیرخانه

یکی از مهم ترین وظایف یک سازمان جلب رضایت ارباب رجوع می باشد ؛ زمانی که یک سازمان خدمت یا کالایی را ارائه می نماید باید این مورد را در نظر داشته باشد که برای خدمت گیرنده و یا خریدار خود احترام قائل شود چرا که ایجاد حس رضایت در خدمات گیرندگان و یا خریداران سبب رشد و توسعه سازمان می گردد. به طور کلی همه سازمان ها باید ، جلب رضایت مشتریان و خدمات گیرندگان با ارایه خدمات با کیفیت مطلوب را هدف اصلی خود قرار دهند. البته علی رغم تمام اینها در برخی سازمان ها همچنان نیاز به رفت و آمد مکرر ارباب رجوع برای دریافت خدمت مشاهده می شود و همچنین با توجه به عدم وجود مستندی با مضمون در نظر گیری رفتار با مراجعان و برخورد با آنان سبب می گردد تا محیط و فضای اداری خدمت دهی به مراجعان، مطلوب نباشد به همین منظور مصوبه ای در خصوص "طرح ‏تکریم مردم‏ و ‏جلب ‏رضایت ‏ارباب ‏رجوع ‏در ‏نظام اداری" از سوی شورای‌ عالی‌ اداری‌ به همه نهاد های دولتی و اجرایی ابلاغ گردید که مهم ترین هدف آن ایجاد محیط و فضایی مطلوب برای ارائه خدمت و رفتار شایسته و مناسب با مراجعان می باشد.

نامه اداری یک ابزار ارتباطی بین سازمانی یا درون سازمانی است که برای انتقال یک پیام مورد استفاده قرار می گیرد. این پیام گاهی محتوای دستوری دارد، گاهی جنبه اطلاع رسانی و گاهی حاوی یک درخواست است.
نامه های اداری عموما از یک ساختار نظام یافته برخوردار هستند و از ادبیات رسمی در آنها استفاده می شود. این ساختار شامل بخش های متعدد و حاوی اطلاعات کاربردی است.

شناخت ساختار نامه های اداری و رعایت قواعد دستوری به تولید محتوای مناسب برای انتقال صحیح پیام کمک بسیاری می کند.

با تغییرات مداوم دنیای امروز و شکل گیری فرصت های ارزشمند بسیاری، حوزه های کاری، اهداف و نقش های جدیدی در کسب و کار ها ایجاد و حجم اطلاعات در گردش افزایش می یابد. به همین سبب شاهد رشد و توسعه روز افزون وظایف و ارجاعات در سازمان ها هستیم که برنامه ریزی، نظارت و هماهنگی این امور را برای مدیران پیچیده تر می کند.
از طرفی استفاده از فرصت های جدید و دستیابی به اهداف سازمان به کمک منابع موجود، نیازمند افزایش بهره وری است. بر همین اساس تمرکز روی رفع موانعی چون اتلاف زمان، ناهماهنگی در انجام امور و وظایف، کندی سرعت انتقال اطلاعات و البته بهبود نظارت بر عملکرد سازمان و افزایش کارایی کارکنان از دغدغه های اصلی مدیران است.
سازمان چابک Agile ، نیاز روز دنیای رقابت
سازمان های چابک، سازمانهای ارزش آفرینی هستند که با به کار گیری صحیح اصولی همچون استراتژی، ساختار، فرآیند، نیروی انسانی و تکنولوژی، همپای تغییرات و با نگاهی تحول گرا در حال بهره برداری از فرصت های شکل گرفته می باشند.
این سازمانها، در پی حفظ هر دو جنبه پایداری و پویایی در سازمان بوده و به کمک ساده سازی ساختارهای سنتی، شتاب دهی به فرایند ها، افزایش نرخ رشد و البته کاهش هزینه ها با بهره گیری از فناوری های پیشرفته به دنبال بهبود عملکرد و افزایش راندمان می باشند.

دبیرخانه یکی از واحدهای عملیاتی مهم در حوزه اداری است که وظیفه ثبت و مدیریت مرسولات در شرکتها و سازمانها را برعهده دارد. این واحد که در شرکتها و سازمانهای بزرگ می تواند یک حوزه و دفتر کاری مستقل با چند کارمند و مدیر داشته باشد مسئولیت کنترل و ثبت انواع مکاتبات عادی و محرمانه وارده و صادره را برعهده دارد. این مسئولیت در شرکتهای خصوصی معمولا برعهده مسئولین دفاتر می باشد. در عمل، دبیرخانه دروازه اصلی ورود و خروج مکاتبات رسمی با مجموعه های خارج از سازمان است و مسئولیت کنترل کیفی محتوای املایی نامه ها، استفاده از سربرگهای مناسب، شیوه های ارسال متناسب با مکاتبه، شماره گذاری صحیح ، قابل ردیابی بودن، کنترل امضای مجاز و رسیدن نامه به گیرندگان را برعهده دارد. معمولا این واحد پاسخگوی ارباب رجوع، براساس مکاتباتی که با سازمان دارند و پیگیری کننده نتیجه انجام کارها و ارسال کننده پاسخ به سازمانها و افراد در قالب نامه های صادره می باشد.

در این مقاله به بررسی دبیرخانه سنتی و دبیرخانه مکانیزه (نرم افزار دبیرخانه) می پردازیم و به دو سوال پاسخ می دهیم که «آیا می توان نرم افزار دبیرخانه را جایگزین دبیرخانه سنتی کرد یا خیر؟ » و «پیاده سازی نرم افزار دبیرخانه حرفه ای چه مزایایی برای یک مجموعه خواهد داشت؟ »

دبيرخانه واحد سازماني مشخصي است كه اداره امور دفتري سازمان را براساس روشهاي تدوين شده و معين عهده دار گرديده و گردش مكاتبات و مراسلات اداري را انجام مي دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جريان گردش نامه هاي وارده و صادره را در سازمان تقبل مي نمايد. دفتر اندیکاتور، دفتری است که کلیه اطلاعات نامه های وارده، صادره و داخلی سازمانها در آن ثبت میشود. از این دفتر به منظور مراجعه بعدی به سوابق و مکاتبات سازمانها و یا واحدهای سازمانها با یکدیگر، استفاده میشود و به آن دفتر ثبت نیز گفته میشود.درصورتی که حجم نامه های وارده یک سازمان یا مؤسسه به اندازه ای باشد که امکان پیگیری و دسترسی به موضوع نامه و یا تاریخ و محل ارجاع آن، به وسیله دفتر اندیکاتور به سرعت امکانپذیر نباشد و هنگام مراجعه صاحبان نامه ها (ارباب رجوع)، زمان زیادی برای پیدا کردن نامه آنها و پاسخ اقدام هایی که روی نامه آنها انجام شده است صرف میشد، راه حلی اندیشیده شد که از تأخیر در راهنمایی مراجعان جلوگیری شود.