نرم افزار اتوماسیون اداری

[vc_row rtl_reverse=”yes” content_width=”grid” content_aligment=”center” css=”.vc_custom_1728893026243{padding-right: 28px !important;padding-left: 28px !important;}”][vc_column css_animation=”top-to-bottom” css=”.vc_custom_1728892915946{padding-top: 8px !important;padding-bottom: 8px !important;}”][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست ؟

اتوماسیون اداری ، ابزاری کاربردی است که برای مدیریت مکاتبات ، گردش کارها و مستندات در سازمانها و شرکتها استفاده می شود. این نرم افزار با تمام پرسنل ستادی و عملیاتی سازمان در ارتباط می باشد و استفاده از یک نرم افزار ساده، جامع و کاربرپسند User Friendly برای موفقیت اتوماسیون اداری در سازمان بسیار مهم است.

نرم افزار اتوماسیون اداري پیوست ، با ارائه یک کارتابل تحت وب ساده و حرفه ای ، دستیار الکترونیکی مدیران و پرسنل سازمان بوده و می تواند امور رسمی و غیر رسمی سازمانی را مدیریت نماید.

برخی از این امور عبارتند از:

[/vc_column_text][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom” css=”.vc_custom_1662877786252{padding-top: 8px !important;padding-right: 32px !important;}”]

  • انجام مکاتبات رسمی با شرکتها و سازمانهای بیرونی از طریق نرم افزار دبیرخانه و ارسال/دریافت نامه، فکس، ایمیل.
  • گردش مکاتبات، نامه ها، کارها و فرمهای سازمانی در کارتابلها براساس ارجاعات یا فرآیندهای خودکار.
  • امور سازمانی پرسنل از قبیل مدیریت جلسات، قرارها، مدیریت کارها، دفترچه تلفن، پیامها، گزارش کار.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row css=".vc_custom_1561439195636{background-color: #dbdbdb !important;}"][vc_column][vc_empty_space height="2px"][/vc_column][/vc_row][vc_row content_width="grid" css=".vc_custom_1561357940407{padding-bottom: -32px !important;background-color: #efefef !important;}"][vc_column css_animation="top-to-bottom" css=".vc_custom_1724134156903{padding-top: 20px !important;}" offset="vc_hidden-lg vc_hidden-md vc_hidden-sm"][ult_hotspot main_img="id^318019|url^https://plus.payvast.com/wp-content/uploads/2024/08/%D8%B3%D8%A7%DB%8C%D8%AA18-03.svg|caption^null|alt^null|title^%D8%B3%D8%A7%DB%8C%D8%AA18-03|description^null" main_img_size="main_img_custom" main_img_width="1100"][/ult_hotspot][vc_empty_space][vc_column_text css_animation="fadeInUp"]

مهمترین وظیفه سیستم اتوماسیون اداری، جریان آزاد گردش اطلاعات و مستندات در کارتابل مدیران و پرسنل است.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row content_width="grid" css=".vc_custom_1561357940407{padding-bottom: -32px !important;background-color: #efefef !important;}"][vc_column css_animation="top-to-bottom" css=".vc_custom_1724134202005{padding-top: 20px !important;}" offset="vc_hidden-xs"][ult_hotspot main_img="id^30501|url^https://plus.payvast.com/wp-content/uploads/2023/03/%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C.svg|caption^null|alt^null|title^%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C|description^null" main_img_size="main_img_custom" main_img_width="1100"][/ult_hotspot][vc_empty_space][vc_column_text css_animation="fadeInUp"]

مهمترین وظیفه سیستم اتوماسیون اداری، جریان آزاد گردش اطلاعات و مستندات در کارتابل مدیران و پرسنل است.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row css=”.vc_custom_1724134588081{background-color: #efefef !important;}”][vc_column offset=”vc_hidden-xs”][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row][vc_row css=”.vc_custom_1561439195636{background-color: #dbdbdb !important;}”][vc_column][vc_empty_space height=”2px”][/vc_column][/vc_row][vc_row rtl_reverse=”yes” content_width=”grid”][vc_column css_animation=”none” css=”.vc_custom_1566732429758{padding-top: 20px !important;}”][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]

چرا اتوماسیون اداری پیوست را پیشنهاد می کنیم ؟

 

■    طراحی و ساخت حرفه ای و کاربرپسند:

سیستم اتوماسیون اداری پیوست، براساس سالها تجربه در تیم طراحی و توسعه پیوست ، به گونه ای طراحی و پیاده سازی شده است که می تواند با مدلهای مختلف گردش مستندات در سازمان تطبیق یابد، روالهای ایزو یا دلخواه سازمان را پیاده سازی نماید و در اندازه های مختلف اجرا شود. کاربری بسیار ساده و کاربرپسند User Friendly ، محیط کاربری زیبا و استفاده از ابزار حرفه ای فرم ساز ، از دلایل شهرت نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست می باشد.

 

■    ارتباط منسجم با نرم افزارهای دیگر پیوست در راستای پیاده سازی نرم افزارهای فرآیندگرا:

کلیه نرم افزارهای مرتبط نظیر نرم افزار مالی و منابع انسانی می توانند گزارشهای خود را به کارتابل مدیران در سیستم اتوماسیون اداری ارسال نمایند. همچنین با استفاده از کارتابل الکترونیک و نسخه توسعه یافته نرم افزار فرم ساز و مدیریت گردش کار می توانند ، انواع فرآیندهای سازمانی را در محیط وب اجرا کرده و نتایج آن را در فرآیند گردش در فرمهای مربوطه در نرم افزارهای هدف درج نمایند. با پیاده سازی این فرآیندها می توان سازمان الکترونیک تحت وب و فرآیند گرا را در سازمان پیاده سازی نمود.

 

■    پوشش تعدد شرکت در هلدینگ یا گستردگی جغرافیایی:

اتوماسیون اداري پیوست قابلیت پیاده سازی در مدلهای متمرکز یا توزیع شده و پشتیبانی از عملیات سازمانهای گسترده کشوری را دارا می باشد. در این حالت می توان از نسخه چند دبیرخانه ای استفاده نمود. محیط کاربری راهبران سازمان مرکزی ، مستقل از راهبران شرکتهای تابعه بوده و دسترسی تعریف کاربران و ساختار سازمانی به راهبران شرکتهای تابعه تفویض می شود. پیاده سازی این ساختار در انواع شرکتهای بزرگ و هلدینگها در سالهای متمادی تجربه کاری کارشناسان پیوست انجام شده است.

 

■    خدمات استقرار و پیاده سازی کامل نرم افزار  :

خدمات استقرار و پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری پیوست، یکی از اجزای جدایی ناپذیر اجرای موفق این نرم افزار در سازمانهاست . در زمان استقرار و پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری، ساختار سازمان براساس گزارش شناخت تحلیل شده و بهترین حالت پیاده سازی برحسب اولویت ها و پیچیدگیهای سازمان پیشنهاد می شود. در مراحل اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری ، همکاران واحد استقرار در کنار کارشناسان سازمان خریدار تا راه اندازی کامل نرم افزار حضور خواهند داشت و آموزشها در کلاسهای مختلف و سطح بندی شده ارائه می گردد. پیاده سازی موفق ، استفاده کامل و حداکثری از نرم افزار و بهینه سازی فرآیندها از اهداف مشترک ما با سازمان خریدار است. 

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row css=”.vc_custom_1565439062949{background-color: #dbe8cc !important;}”][vc_column][vc_empty_space height=”2px”][/vc_column][/vc_row][vc_row css=”.vc_custom_1723290678683{padding-right: 32px !important;padding-left: 32px !important;}”][vc_column offset=”vc_hidden-lg vc_hidden-md”][vc_empty_space height=”24px”][vc_column_text css_animation=”fadeInUp”]

در این ویدئو با امکانات و قابلیت های برنامه اتوماسیون اداری پیوست بیشتر آشنا خواهید شد.

[/vc_column_text][vc_raw_html]JTNDZGl2JTIwaWQlM0QlMjI5ODc5NjExNDIyOSUyMiUzRSUzQ3NjcmlwdCUyMHR5cGUlM0QlMjJ0ZXh0JTJGSmF2YVNjcmlwdCUyMiUyMHNyYyUzRCUyMmh0dHBzJTNBJTJGJTJGd3d3LmFwYXJhdC5jb20lMkZlbWJlZCUyRmYwNGJpcXklM0ZkYXRhJTVCcm5kZGl2JTVEJTNEOTg3OTYxMTQyMjklMjZkYXRhJTVCcmVzcG9uc2l2ZSU1RCUzRHllcyUyMiUzRSUzQyUyRnNjcmlwdCUzRSUzQyUyRmRpdiUzRQ==[/vc_raw_html][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row][vc_row content_width=”grid” css=”.vc_custom_1766410908710{padding-right: 32px !important;padding-left: 32px !important;background-color: #EEF2E6 !important;}”][vc_column offset=”vc_hidden-sm vc_hidden-xs”][vc_empty_space height=”24px”][vc_column_text css_animation=”fadeInUp”]

در این ویدئو با امکانات و قابلیت های برنامه اتوماسیون اداری پیوست بیشتر آشنا خواهید شد.

[/vc_column_text][vc_raw_html]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[/vc_raw_html][/vc_column][/vc_row][vc_row rtl_reverse=”yes” content_width=”grid” content_aligment=”center” css=”.vc_custom_1722853047313{padding-right: 32px !important;padding-left: 32px !important;background-color: #eef2e6 !important;}”][vc_column css_animation=”top-to-bottom” css=”.vc_custom_1561352268165{padding-top: 20px !important;}”][vc_column_text css_animation=”left-to-right”]

اتوماسیون اداری وظیفه برقراری ارتباط اطلاعاتی میان نرم افزارهای مختلف و نیز گردش کارها در قالب یک فرآیند به هم پیوسته را ایفا می‌کند.

اتوماسیون اداری پیوست با چنین رویکردی طراحی و با استفاده از برجسته ترین فناوری­های ساخت نرم افزار پیاده سازی شده است و به عنوان یک نرم افزار مطرح، قابلیت­ها و امکانات بی­شماری را در اختیار مدیریت سازمان قرار می­دهد که بتواند با بهره گیری از آن سازمان بدون کاغذ مدرن را محقق سازد.

[/vc_column_text][vc_empty_space][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]

شایان ذکر است که اتوماسیـون اداري پیوست در دو سال متوالی ۸۸ و ۸۹ برنده پر بلورین بهترین نرم افزار اتوماسیــون اداري کشور از کنفرانس نظام اداری الکترونیک شده است. این نرم افزار در قالب یک نرم افزار  اتوماسیون اداری تحت وب، با استفاده از تکنولوژی روز و ابزارهای پیشرفته ، توسعه یافته و  نیاز تعداد کثیری از سازمان­های بزرگ و کوچک در حوزه‌های مختلف دولتی، صنعتی، بازرگانی، خدماتی و… را برآورده می ­سازد.

[/vc_column_text][vc_row_inner][vc_column_inner width=”1/2″][/vc_column_inner][vc_column_inner width=”1/2″][/vc_column_inner][/vc_row_inner][/vc_column][/vc_row][vc_row css=”.vc_custom_1565439062949{background-color: #dbe8cc !important;}”][vc_column][vc_empty_space height=”2px”][/vc_column][/vc_row][vc_row rtl_reverse=”yes” content_width=”grid” css=”.vc_custom_1722853125970{padding-right: 32px !important;padding-left: 32px !important;background-color: #efefef !important;}”][vc_column css_animation=”top-to-bottom” width=”1/2″ css=”.vc_custom_1561355295578{padding-top: 20px !important;}”][vc_row_inner][vc_column_inner width=”2/3″][vc_column_text css_animation=”left-to-right”]

پرسنل سازمان می توانند :

کارهای ورودی را در یک محیط دریافت و اولویت دهی کنند، سرعت گردش و انجام کارها را افزایش دهند، کارهای در گردش خود را پیگیری و اولویت بندی نمایند، دستورات شفاف و مشخص دریافت نموده و در زمان مناسب پاسخ دهی نمایند. در اصلاح فرآیندها مشارکت نموده و سازمانی فرآیندگرا، هوشمند، چابک و منعطف داشته باشند.[/vc_column_text][/vc_column_inner][vc_column_inner width=”1/3″][vc_single_image image=”5890″ img_size=”full” alignment=”center”][/vc_column_inner][/vc_row_inner][/vc_column][vc_column width=”1/2″ css=”.vc_custom_1561355288857{padding-top: 20px !important;}”][vc_row_inner][vc_column_inner width=”2/3″][vc_column_text css_animation=”right-to-left”]

مدیران سازمان می توانند :

افزایش بهره وری و کارایی پرسنل شرکت خود را احساس کنند، مدیریت زمان بهتری داشته باشند. کارهای بیشتری را در زمان کمتر، پیگیری و نظارت کنند و سازمانی فرآیندگرا، ساختاریافته و هدفمند را پیاده سازی نمایند. سرعت و حجم کار انجام شده را اندازه گیری نموده و گلوگاههای کاری را شناسایی و روالها را اصلاح نمایند.[/vc_column_text][/vc_column_inner][vc_column_inner width=”1/3″][vc_single_image image=”5889″ img_size=”medium” alignment=”center”][/vc_column_inner][/vc_row_inner][/vc_column][/vc_row][vc_row content_width=”grid”][vc_column][vc_empty_space][qodef_tabs style=”horizontal_with_text_and_icons”][qodef_tab icon_pack=”font_awesome” fa_icon=”fa-star” title=”ویژگی های شاخص”][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]

■    اتوماسیون اداري پیوست ، ابزاری در جهت پیاده سازی سازمان بدون کاغذ ، چابک ، منعطف و فرآیندگرا:


■   کارتابل الکترونیک تحت وب و  Responsive برای دسترسی سریع، ساده و امن به اطلاعات در هر زمان و از هر مکان


■   افزایش بهره وری و افزایش سرعت و دقت در عملیات اداری و نظارت عالی بر عملکرد سازمان


■    نرم افزار حرفه ای تحت وب با قابلیت استفاده بر روی انواع مرورگر ها و سیستم عامل ها


■    انجام کلیه عملیات مرتبط با مکاتبات اداری بصورت کاملا مکانیزه


■    امکان تهیه انواع گزارشهای کاربردی از مکاتبات و فرآیند های سازمانی


■    بایگانی مکاتبات مطابق با ساختار دلخواه و دسترسی سریع به سوابق مکاتبات


 

■   سیستم اتوماسیون اداری جامع با استفاده از نرم افزارهای مکمل و ماژولهای دلخواه : 


■    نرم افزار دبیرخانه تحت وب یا دبیرخانه تحت ویندوز به انتخاب کاربر 


■    نرم افزار حرفه ای فرم ساز و مدیریت گردش کار پیوست


■   نرم افزارهای دفترچه تلفن ، تقویم ، مدیریت جلسات ، مدیریت کارها و تابلو اعلانات


■   کارتابل الکترونیک نسخه موبایل (APP Android)


[/vc_column_text][/qodef_tab][qodef_tab icon_pack=”font_awesome” fa_icon=”fa-list-ol” title=”امکانات”][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]

■    مدیریت انواع ورودی و انواع عملیات قابل انجام در کارتابل :


  • مدیریت انواع نامه از قبیل نامه وارده ، نامه صادره ، نامه داخلی

  • مدیریت انواع موجودیت در گردش مانند یادداشت اداری، پیام ، فرمهای داخلی ، مستندات داخلی و ایمیل

  • امکان تفویض پست، امضاء یا بخشی از اختیارات و امکان نظارت بر کارتابل

  • امکان استفاده از بایگانی مرتبط با پست، شخص و سازمان

  • دسترسی به کارتابل دو زبانه (فارسی / انگلیسی )

 

■    امکانات فراوان ، محیط کاربری کاربر پسند User Friendly :


  • امکان طبقه بندی ورودی های کارتابل بر اساس مشخصه دلخواه کاربر

  • امکان انجام عملیات خودکار بر روی ورودی های کارتابل با استفاده از ابزار عملیات اتوماتیک

  • امکان ثبت هامش بر روی تصویر نامه به صورت متنی یا با قلم نوری 

  • امکان استفاده از ویرایشگر داخلی ، نرم افزار Word نصب شده یا Word Online برای ایجاد متن نامه

  • محیط جستجوی پیشرفته برای انواع ورودی های کارتابل بصورت متمرکز

  • امکان پیگیری دقیق و اطلاع از وضعیت مکاتبات با استفاده از درختواره ارجاعات

  • امکان تعیین مهلت پاسخگویی و محدوده زمانی در زمان ثبت و ارجاع

  • امکان تعیین ارجحیت و طبقه بندی اسناد و اولویت بندی ارجاع

 

■    ارتباط با ابزارها و نرم افزارهای دیگر اتوماسیون اداری :


  • امکان ارتباط با سرویس مدیریت فکس (Fax Service)

  • امکان ارتباط با Mail Server و مدیریت ایمیل در کارتابل

  • پشتیبانی از پروتکل های استاندارد تبادل الکترونیکی مکاتبات نظیر ECE و سپاد

  • امکان استفاده از سرویس تبادل اطلاعات بین سازمانی پیوست برای پوشش سازمانهای گسترده و هلدینگ ها

 

■    ارتباط یکپارچه نرم افزار اتوماسیون اداری با نرم افزارهای دیگر سازمان الکترونیک پیوست :



  • گردش اسناد دریافت شده از نرم افزار مدیریت اسناد پیوست در کارتابل


  • استفاده از نرم افزار فرم ساز و مدیریت گردش کار پیوست برای گردش الکترونیکی انواع فرم سازمانی

[/vc_column_text][/qodef_tab][qodef_tab icon_pack=”font_awesome” fa_icon=”fa-file” title=”گزارش ها”][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]

■   گزارش‏های کنترلی و نظارتی برای مدیران ، درجهت افزایش بهره وری و بهبود فرآیندهای سازمانی:


  • تهیه گزارش از زمانهای استفاده هر کاربر، تعداد کارهای انجام شده در محدوده زمانی مورد نظر در اتوماسیون اداری

  • تهیه گزارشهای مقایسه ای از تعداد کارهای انجام شده و عملکرد پرسنل یا واحدهای سازمانی با یکدیگر

  • تهیه گزارش از وضعیت فرمهای در گردش در کارتابلهای مختلف و کنترل اتمام فرآیند گردش فرم

  • گزارش زمانهای صرف شده در گردش فرمها و کنترل و بهبود زمانها ، در راستای افزایش بهره وری و سرعت بخشیدن به فرآیندها

 

■    ارائه انواع گزارش‏های استاندارد و جامع به همراه گزارش ساز حرفه ای در نرم افزار اتوماسیون اداری:


  • امکان تهیه گزارش از ورودی ها و خروجی های کارتابل بر اساس حوزه دسترسی

  • امکان اعمال انواع فیلتر های تاریخی بر روی گزارش ها بصورت سالیانه، ماهانه، فصلی و یا بازه زمانی دلخواه​

  • امکان ایجاد و تهیه انواع گزارش های آماری و مدیریتی در محیط گزارش ساز پویا

  • امکان مشاهده جزئیات و Drill Down کردن بر روی گزارشهای آماری انجام کارها در اتوماسیون اداری پیوست 

[/vc_column_text][/qodef_tab][qodef_tab icon_pack=”font_awesome” fa_icon=”fa-info-circle” title=”سایر اطلاعات”][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]


[/vc_column_text][vc_empty_space][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]

20 سال تجربه 3000+ نسخه نصب شده Microsoft SQL Microsoft NET FrameWork
 

 

قابل اجرا در تمامـی مرورگرهـا قابل اجرا در تمامـی سیستم عامل هـا

[/vc_column_text][vc_single_image image="1951" img_size="medium" alignment="center" onclick="custom_link" img_link_target="_blank" css_animation="top-to-bottom" link="https://plus.payvast.com/wp-content/uploads/2025/07/%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A7%D9%84%D9%88%DA%AF-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1%D9%87%D8%A7%DB%8C-%D8%AD%D9%88%D8%B2%D9%87-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D9%BE%DB%8C%D9%88%D8%B3%D8%AA.pdf%22][vc_column_text css_animation="fadeIn"]

کاتالوگ اتوماسیون اداری پیوست

[/vc_column_text][vc_empty_space][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]


[/vc_column_text][/qodef_tab][qodef_tab icon_pack=”font_awesome” fa_icon=”fa-question-circle” title=”سوالات متداول”][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom” css=”.vc_custom_1566652157145{padding-bottom: 3px !important;}”]


[/vc_column_text][qodef_accordion style=”boxed_toggle”][qodef_accordion_tab title=”7 نوع مستند در گردش در کارتابل اتوماسیون اداری پیوست” title_tag=”h4″][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]

مستندات در گردش در کارتابل های نرم افزار اتوماسیون اداری عبارتند از :

1- نامه وارده ، نامه صادره ، نامه داخلی
2- یادداشت اداری (نامه غیر رسمی)
3- فرم های تولید شده توسط ابزار فرمساز و مدیریت گردش کار
4- ایمیل (با اضافه شدن انتخابی ماژول ایمیل)
5- فرم های سازمانی ارسال شده از نرم افزارهای مالی و منابع انسانی پیوست
6- پیام های شخصی
7- اسناد و پرونده های ارسالی از نرم افزار مدیریت اسناد[/vc_column_text][/qodef_accordion_tab][qodef_accordion_tab title=”استفاده از اتوماسیون اداری پیوست به چه مجموعه هایی پیشنهاد می شود؟” title_tag=”h4″][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]

گروه نرم افزاری پیوست تجربه راه اندازی نرم افزار اتوماسیون اداری را از مجموعه های پنج کاربره تا چند هزار کاربره را در کارنامه کاری خود دارد .

پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری پیوست به مجموعه های زیر پیشنهاد می شود:
1- شرکت هایی که روال سنتی نامه نگاری دارند و می خواهند فرآیندهای مکانیزه را جایگزین آن نمایند.
2- شرکت هایی که اتوماسیون اداری را به صورت محدود و ناموفق اجرا کرده اند و به دنبال نرم افزار کاربرپسند، ساده و فرآیند محور می گردند.
3- شرکت هایی که گستردگی جغرافیایی دارند و می خواهند گردش سریع و مطمئن اسناد داشته باشند.
4- شرکتهایی که به دنبال افزایش نظم ، بهره وری و سرعت انجام کار در مجموعه خود هستند.[/vc_column_text][/qodef_accordion_tab][qodef_accordion_tab title=”10 بخش اصلی اتوماسیون اداری پیوست” title_tag=”h4″][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]

سیستم اتوماسیون اداري پیوست از بخش های تشکیل شده است :

1- دبیرخانه
2- کارتابل جاری، پیگیری و در دست اقدام
3- نرم افزار فرم ساز و مدیریت گردش کار
4- تابلوی اعلانات
5- دفتر تلفن
6- مدیریت کارها
7- صندوق پستی
8- یادداشت ها
9- تقویم
10- بایگانی[/vc_column_text][/qodef_accordion_tab][qodef_accordion_tab title=”سیستم اتوماسیون اداری پیوست در چه محیط کاربری قابل استفاده است؟” title_tag=”h4″][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]

سیستم اتوماسیون اداری پیوست تحت وب بوده و روی انواع سیستم عامل و انواع مرورگر قابل استفاده است

OS: Windows , Linux , iOS , Android
Browser: IE , Chrome , Firefox , Safari

برنامه اتوماسیون اداري پیوست به صورت Responsive طراحی شده است و محیط کاربری را برحسب Resolution نمایشگری که در آن نمایش داده می شود تطبیق می دهد، در این راستا می توان روی تبلت و موبایل نیز از کارتابل اتوماسیون اداری تحت وب پیوست استفاده کرد.
برنامه اتوماسیون اداری پیوست دارای یک نسخه App Android نیز می باشد.

[/vc_column_text][/qodef_accordion_tab][qodef_accordion_tab title=”چه کسانی می توانند کاربر اتوماسیون اداری پیوست باشند؟” title_tag=”h4″][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]

برای استفاده از سیستم اتوماسیون اداري پیوست، حداقل اطلاعات کامپیوتری کافی است.

با توجه به محیط بسیار ساده و کاربرپسند پیوست، کاربران عمومی اتوماسیون اداری پیوست، اگر دوره ICDL را گذرانده باشند و یا روی موبایلهای هوشمند، از شبکه های اجتماعی استفاده کرده باشند می توانند به راحتی آموزش کار با اتوماسیون اداری را فراگیرند.
سادگی کار با این سیستم در اقبال کاربران و عمومی شدن استفاده از اتوماسیون اداری در شرکتها و سازمانها بسیار موثر بوده است.[/vc_column_text][/qodef_accordion_tab][qodef_accordion_tab title=”3 ابزار برای تایپ نامه در اتوماسیون اداری پیوست” title_tag=”h4″][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]

سیستم اتوماسیون اداری پیوست از سه نرم افزار برای تایپ و ادیت نامه استفاده مینماید:

1- Html editor که به صورت محدود و برای تایپ یادداشت های اداری و پیش نویس نامه های صادره و داخلی استفاده می شود.
2- MS WORD که نرم افزار پیش فرض پیوست برای تایپ و اصلاح نامه بوده و باید روی کلاینت نصب شود.
3- MS WORD Online که نسخه تحت وب می باشد و روی سرور نصب می شود تا در صورت نیاز کاربر بتواند در مجموعه هایی که نیاز به اصلاح یا تولید نامه دارد از آن استفاده نماید.

نکته : Word online، سرویسی است که خیلی از امکانات مفید و مناسب word را در قالب web application در اختیارکاربر قرار میدهد.[/vc_column_text][/qodef_accordion_tab][qodef_accordion_tab title=”در محیط کاربری اتوماسیون اداری پیوست چه افزونه هایی باید روی مرورگر یا سیستم عامل نصب شود؟” title_tag=”h4″][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]برای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تحت وب پیوست نیاز به اضافه کردن افزونه خاصی برای کار کردن نمی باشد. در همین راستا می توان سیستم اتوماسیون اداری پیوست را روی انواع سیستم عامل ، انواع مرورگر و تبلت و موبایل استفاده نمود.[/vc_column_text][/qodef_accordion_tab][qodef_accordion_tab title=”چگونه ازسیستم اتوماسیون اداري تحت وب پیوست روی موبایل استفاده کنبم؟” title_tag=”h4″][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]

استفاده از سیستم اتوماسیون اداري پیوست روی موبایل:

سیستم اتوماسیون اداري پیوست روی انواع موبایل هوشمند قابل استفاده می باشد.
باید در نظر داشته باشیم که موبایل برای کسانی که عادت به استفاده از کیبورد و ماوس دارند نمی تواند جایگزین کارتابل روی لپ تاپ یا کامپیوتر شود. ولی استفاده از موبایل هوشمند برای مشاهده کارتابل، امضای نامه ها، اصلاح نامه ها ، تایید فرمها و … کاملا معمول و کاربردی است.

در نظر داشته باشید محیط کاربری اتوماسیون اداري پیوست روی موبایل برحسب مرورگر Chrome یا Safari و اندازه صفحه تنظیم می شود. هرچه اندازه صفحه بزرگتر باشد، احتمالا کاربر احساس راحتی بیشتر برای کار طولانی مدت خواهد داشت.

■  با توجه به Responsive بودن اتوماسیون اداري پیوست ، استفاده روی موبایل یا تبلت در این حوزه ممکن است.

■  از Android App هم می توان روی سیستم عامل اندروید استفاده نمود.

■  همچنین با استفاده از امکان PWA (که می توانید با هماهنگی با واحد بازرگانی پیوست آن را فعال نمایید.) نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت نصب روی مویابلهای هوشمند با سیستم عامل اندروید و iOS را خواهد داشت. این ویرایش با به روزرسانی نرم افزار روی سرور خریدار، به روز خواهد شد و نیاز به ارتقای جداگانه ندارد.[/vc_column_text][/qodef_accordion_tab][qodef_accordion_tab title=”ارباب رجوع چگونه می توانند پیگیری نامه هایشان را به صورت آنلاین انجام دهند؟” title_tag=”h4″][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]

نرم افزار تکریم ارباب رجوع :

در شرکتها و سازمانهایی که مراجعه ارباب رجوع برای ثبت نامه در دبیرخانه و بعد مراجعه حضوری برای کنترل وضعیت پیشرفت و گردش نامه و دریافت پاسخ وجود دارد، نیاز به داشتن نرم افزاری تحت وب برای پاسخ دهی غیرحضوری و لحظه ای احساس می گردد. یکی از ماژولهای تکمیلی نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست، نرم افزار تکریم ارباب رجوع تحت وب برای پاسخ دهی آنلاین به ارباب رجوع براساس کدرهگیری و ارائه گزارش درختواره ای ارجاعات سازمانی به ایشان است.[/vc_column_text][/qodef_accordion_tab][qodef_accordion_tab title=”چگونه از اتوماسیون اداری در یک هلدینگ استفاده کنیم؟” title_tag=”h4″][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]

پیاده سازی دبیرخانه های مستقل در اتوماسیون اداری:

در صورتی که در یک شرکت هلدینگ با شرکتهای مستقل فعالیت کنیم، نیاز به نرم افزار اتوماسیون اداری داریم که ضمن در یک بانک اطلاعاتی متمرکز ، اجازه تعریف ساختاری با مشخصات زیر را به ما بدهد:

  • امکان برقراری ارتباط رسمی و غیر رسمی بین شرکتهای مختلف هلدینگ
  • تعریف ساختار سازمانی و تعیین سطوح دسترسی کاربران توسط راهبران هر شرکت
  • تعریف دبیرخانه مستقل و مجموعه دفاتر اندیکاتور مجزا

برای این منظور می توانیم دبیرخانه های مستقل در همان ساختار و بانک اطلاعاتی را به تعداد دلخواه از واحد فروش خریداری کنیم.[/vc_column_text][/qodef_accordion_tab][qodef_accordion_tab title=”نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان استفاده کنیم؟” title_tag=”h4″][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]دربارهٔ نرم‌افزار اتوماسیون اداری رایگان یا خرید نرم‌افزار، می‌توان گفت که هر دو گزینهٔ رایگان و خریداری نرم‌افزار اتوماسیون اداری مزایا و معایب خود را دارند.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری رایگان می‌تواند برای شرکت‌های کوچک که منابع مالی محدودی دارند، گزینهٔ مناسبی باشد. در این حالت شرکت از مجموعه ای نرم افزارهای رایگان مانند ایمیل و شبکه های اجتماعی و ابزارهای مایکروسافت آفیس برای مدیریت مستندات و مکاتبات استفاده می نماید، ولی باید درنظر داشت که استفاده از این ابزارها با توجه به زمانی که صرف ورود اطلاعات یا نگهداری و پشتیبانی گیری از آنها می شود هم واقعا رایگان نخواهد بود.

اما، نرم‌افزارهای خریداری شده و دارای لایسنس معتبر ، مزایای خود را دارند. این نرم‌افزارها معمولاً دارای قابلیت‌ها و ویژگی‌های پیشرفته‌تری هستند و توسعه و به‌روزرسانی منظم توسط توسعه‌دهندگان خواهند داشت. همچنین، پشتیبانی فنی و آموزش‌های حرفه‌ای برای کاربران نرم‌افزارهای خریداری شده انجام می شود و می توانید قابلیتهایی را به صورت سفارشی از شرکت تولید کننده نرم افزار با هزینه مجزا درخواست کنید.

به طور کلی، تصمیم برای استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری رایگان یا خرید نرم‌افزار بستگی به نیازها و منابع مالی شرکت دارد. در نهایت، مهم است که نرم‌افزار انتخاب شده بتواند نیازها و الزامات سازمان را به خوبی برآورده کند و با سیستم‌های دیگر سازگار باشد. در نظر داشته باشید که اگر در آینده بخوهید اطلاعات نرم افزارهای جاری را به نرم افزار دیگری انتقال دهید، هم هزینه خرید نرم افزار جدید و هم هزینه انتقال و کانورت اطلاعات را پرداخت خواهید نمود. از هزینه های پنهانی مانند هزینه آموزش مجدد نیروی انسانی نیز نباید غافل شویم.

نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان می تواند راهکاری موقت باشد و خرید نرم افزار برای پوشش نیازها می تواند سرمایه گذاری میان مدت و بلند مدتی باشد که هزینه انجام شده را با افزایش بهره وری سازمانی بازگشت خواهد داد.[/vc_column_text][/qodef_accordion_tab][qodef_accordion_tab title=”نرم افزار اتوماسیون اداری چه تاثیری در افزایش بهره وری در شرکت دارد؟” title_tag=”h4″][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند تاثیر قابل توجهی در افزایش بهره وری در شرکتها داشته باشد. با توجه به حذف کاغذ از مکاتبات اداری، تعیین سطح دسترسی کارکنان و مسیرهای گردش اطلاعات در سازمان، سامانه اتوماسیون اداری ابزاری مهم برای ساماندهی به مکاتبات رسمی و غیر رسمی در سازمانهاست.

برخی از تاثیرات مهم آن عبارتند از:

1. کاهش زمان و هزینه:

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فرآیندهای مختلف اداری مانند مدیریت مکاتبات، مدیریت پروژه، مدیریت منابع انسانی و غیره به صورت خودکار و بهینه انجام می شوند. این باعث کاهش زمان و هزینه های مربوط به این فرآیندها می شود.

2. دسترسی آسان و سریع به اطلاعات:

نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت ذخیره سازی و مدیریت اطلاعات مختلف را فراهم می کند. با دسترسی آسان و سریع به اطلاعات، کارکنان و مدیران قادر خواهند بود تصمیمات بهتری بگیرند و به طور کلی عملکرد سازمان بهبود خواهد یافت.

3. افزایش هماهنگی و همکاری:

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، تمامی کارکنان قادر خواهند بود به صورت همزمان و هماهنگ در فرآیندهای مختلف مشارکت کنند. این باعث افزایش هماهنگی و همکاری بین اعضای تیم و بهبود فرآیندهای کاری می شود.

4. افزایش دقت و کیفیت:

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، خطاها و اشتباهات انسانی کاهش می یابند. این باعث افزایش دقت و کیفیت در انجام فرآیندها و خدمات شرکت می شود. افزایش دقت و کیفیت کارکنان می تواند تبدیل به یک فرهنگ سازمانی شده و تاثیرات عمیقی در افزایش کیفیت خدمات سازمان نیز بگذارد.

5. بهبود گزارشگیری و تحلیل:

نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت تولید گزارشات جامع و تحلیل داده ها را فراهم می کند. این باعث می شود که مدیران و تصمیم گیران قادر به ارزیابی عملکرد سازمان و اتخاذ تصمیمات بهتر باشند. گزارشهایی مانند مدت رسوب نامه ها در کارتابل می تواند واحدهای سریع و چابک را از واحدهای کندتر متمایز نماید.

به طور کلی، نرم افزار اتوماسیون اداری با بهبود فرآیندهای اداری و بالابردن سطح فرهنگ کار موثر درشرکت می تواند نقش مهمی را در افزایش بهره وری ایفا کند.[/vc_column_text][/qodef_accordion_tab][qodef_accordion_tab title=”قیمت اتوماسیون اداری چطور مشخص می شود؟” title_tag=”h4″][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]

قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری، براساس برخی شاخص های مهم تعیین می شود که عبارتند از:
1. نرم افزارها و زیرسیستمهای انتخابی :

برخی از ویژگی ها و ماژولهای نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب به صورت پیش فرض در نرم افزار فعال هستند و برای انتخاب و فعال شدن برخی دیگر هزینه پرداخت می نمایید .

زیرسیستمها را براساس نیاز سازمانی خود انتخاب کنید و پیشنهاد می شود بنابر نیاز به صورت تدریجی آنها را فعال و استفاده نمایید تا حداکثر بهره برداری را از امکانات نرم افزار در شرکت خود انجام دهید.
معمولا ماژولهایی مانند ارسال و دریافت فکس و ایمیل در دبیرخانه به صورت رایگان عرضه می شوند و نرم افزارهای تکمیلی مانند فرم ساز، وب سرویسها، نسخه های موبایل یا کارتابل دوزبانه هزینه مجزا دارند.

2. سطح پشتیبانی و خدمات پس از فروش:

شامل سطح پشتیبانی و خدمات پس از فروش ارائه شده توسط تولید کننده نرم افزار، از جمله مدت زمان پشتیبانی، استقرار، آموزش و مشاوره می باشد.

خرید نرم افزار می تواند شامل خدمات کارشناس مقیم در محل سازمان خریدار، نظارت بر عملیاتی سازی، طراحی فرمها و فرآیندهای سازمانی و انواع خدمات درخواستی دیگر باشد.

3. تعداد کاربران:

تعداد کاربرانی که می توانند همزمان از نرم افزار استفاده کنند یا در نرم افزار تعریف شوند در قیمت نرم افزار موثر است. البته در صورتی که تعداد کاربران زیادی داشته باشید می توانید درخواست خرید نرم افزار بدون محدودیت کاربر نیز داشته باشید .برخی شرکتها، تعداد تعریف کاربر (هر کاربری که دارای نام کاربری برای ورود به نرم افزار است) و برخی دیگر تعداد کاربر همزمان استفاده کننده از نرم افزار را در قیمت خرید تاثیرگذار می دانند و این موضوع در مقایسه قیمت بین شرکتهای مختلف برای انتخاب بسیار مهم است.

4. سطح امنیت:

امکانات امنیتی نرم افزار مانند رمزنگاری داده ها، استفاده از توکن های امنیتی و ضوابط امنیتی دیگر.نرم افزار می تواند برای امضای الکترونیکی از توکن های سخت افزاری استفاده نماید، همچنین می توان انواع روشهای رمزنگاری سفارشی در زمان تبادل اطلاعات بین کلاینت و سرور یا بین سرورهای مختلف اعمال کرد که هزینه مجزا دارد.

5. شیوه پیاده سازی سرورها:

استفاده از تکنولوژی های مدرن و پیشرفته برای تبادل اطلاعات بین سرورهای مختلف اتوماسیون اداری در یک سازمان با مراکز و مکان های مختلف جغرافیایی بنابر نیاز خریدار می تواند مطرح شود.
ممکن است چند نسخه نرم افزار خریداری شود که لازم است با هم تبادل اطلاعات داشته باشند یا در یک بانک اطلاعاتی ، اطلاعات چند شرکت زیرمجموعه یک هولدینگ پیاده سازی گردد.

6. انتقال داده های جاری:

انتقال داده ها و کانورت اطلاعات شامل دیتای موجود در نرم افزارهای جاری، کانورت اطلاعات سنوات قبلی و ترکیب اطلاعات نرم افزارها می تواند براساس حجم نفر ساعت فنی کار، امکان سنجی شده و در صورت توافق طرافین انجام گردد.

7. سفارشی سازی :

بنابر نیازهای شرکت خریدار، برخی موارد می تواند به صورت سفارشی در دستور کار تیم نرم افزاری شرکت فروشنده قرار گیرد تا نیازهای خریدار را به صورت کاملتری پوشش دهد. زمان و هزینه انجام کار در این موارد براساس توافق طرفین محاسبه می گردد.[/vc_column_text][/qodef_accordion_tab][qodef_accordion_tab title=”برای خرید اتوماسیون اداری بهتر است چه نکاتی را در نظر بگیریم؟” title_tag=”h4″][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری باید نیازهای شرکت خود را بررسی و مطابق با آنها نسبت به خرید سامانه اتوماسیون اداری اقدام کنید.

 

برای خرید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری :

1- در نظر داشته باشید، تعریف شما از امکانات مورد نیاز در سیستم می تواند با همکاران دیگر شما در شرکت متفاوت باشد. پس باید امکانات ضروری و مورد نیاز را مکتوب، تجمیع و هم جهت نمایید.

2- تجربه کاری همکاران دیگر با نرم افزارهای مشابه را در نظر بگیرید و آنها را مکتوب کنید.

3- تکنولوژی های جدید طراحی نرم افزار و به روز بودن شرکت ها در ارائه محصولات می تواند شما را در پوشش دادن نیازهای آینده کمی راحت تر نماید.

4- از شرکت های بخواهید امکانات نرم افزارها را به صورت آنلاین یا حضوری به شما نمایش دهند و در صورتی که از نرم افزاری خوشتان آمد، بخواهید که در کنار کارشناسان خودشان، مدتی کار با سیستم را شخصا تست کنید.

5- سابقه تعداد و سنوات اجرای نرم افزار در شرکت های مختلف می تواند در کیفیت تجربه کاربری بسیار مهم باشد، هم سابقه نرم افزار را چک کنید و هم از مشتریانشان در مورد آنها بپرسید.

6- کیفیت خدمات پشتیبانی همتراز با کیفیت نرم افزار اهمیت دارد، در مورد نحوه ارائه خدمات پشتیبانی، واحدهای کنترل کیفی خدمات، مدت زمان پاسخ دهی و موارد دیگر اطلاعات لازم را کسب نمایید.

7- اجرای نرم افزار در هر شرکت می تواند با شرکت دیگر متفاوت باشد، حتما در زمان اجرا باید گزارش شناخت از شرکت خریدار تهیه و به کارفرما ارائه شود تا براساس آن، توافق روی نحوه اجرا صورت پذیرد، مطالعه نمونه این گزارش شناخت ها، می تواند به شما در اجرای بهتر سیستمها کمک نماید.[/vc_column_text][/qodef_accordion_tab][qodef_accordion_tab title=”سیستم اتوماسیون اداری چه رقبایی دارد ؟” title_tag=”h4″][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]برنامه اتوماسیون اداری، امکانات و ماژولهای مختلفی دارد، با برخی نرم افزارها رقیب است و به عنوان نرم افزار مکمل می تواند در برخی فرآیندها ایفای نقش کند. این ابزار معمولا، یک نرم افزار اداری برای مکانیزه کردن انواع کارهای روتین و تکراری سازمانی است که مدیریت مکاتبات اداری از مهترین آنها است.

■  اتوماسیون اداری، شبکه اجتماعی نیست

سیستم اتوماسیون اداری یک ابزار رسمی اداری است و با نرم افزارهایی مانند تلگرام و واتساپ و شبکه های اجتماعی مشابه متفاوت است. گرچه این نرم افزار می تواند افزونه ای مانند پیام رسان داشته باشد، ولی این ابزار به عنوان یک نرم افزار مدیریت مکاتبات و فرآیندهای سازمانی تعریف شده است و در عمل نمی تواند تعاملات غیررسمی خارج از سازمان را در ساختار داخلی و رسمی سازمانی وارد نماید.

■  سیستم اتوماسیون اداری، CRM نیست

نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند ارسال مکاتبات و پیش فاکتورهای صادر شده برای خریداران را پوشش دهد، همچنین می توانید سابقه مکاتباتی برای هر خریدار را ثبت نموده و برای هرکدام از سفارشات جدید مشتری، فرمهای مخصوص سفارش را پر کنید و فرآیند سفارش تا تحویل کالا را مکانیزه اجرا کنید. ولی در نظر داشته باشید در سیستم مدیریت ارتباط با خریدار ، توجه ویژه ای به فروش، بازاریابی و خدمات پس از فروش به مشتری شده است. در سیستم مکاتبات، مشتری به عنوان طرف مکاتبه خارجی تعریف می شود، در حالی که در سیستم CRM تعاریف مختلفی از سرنخ تا مشتری وجود دارد، کمپین های تبلیغاتی تعریف می شوند، پیگیریهای زماندار و کارهای مشخص برای پیگیری فروش ثبت می شود و هدف بر مبنای موفقیت در فروش تعریف شده و نمودارهای مختلف آن را پیگیری می کنند. در حالی که در حوزه مکاتبات، هدف ارسال سریع و دقیق مستندات برای مشتری و توانایی پیگیری و ثبت وضعیت آن می باشد.

■  برنامه اتوماسیون اداری، بایگانی اسناد نیست

برای مدیریت اسناد سازمانی به صورت حرفه ای نیاز به نرم افزارهای تخصصی مدیریت اسناد داریم، در برنامه اتوماسیون اداری می توانید نامه ها و ضمائم مختلف را طبقه بندی نموده و با جستجو به آنها دسترسی پیدا کنید، مخصوصا اگر برای بایگانی نامه های سازمانی به دنبال نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد می گردید، نرم افزار دبیرخانه بهترین انتخاب خواهد بود. ولی نرم افزار مدیریت اسناد مشخصات و امکاناتی بسیار متفاوت از اتوماسیون اداری دارد، در نرم افزار مدیریت اسناد، فیلدهای اطلاعاتی یا متادیتا توسط کاربر تعریف می شود و از تعداد نامحدود سند می توان تعریف و نگهداری کرد، در حالی که دبیرخانه فقط سندی از نوع نامه با فیلدهای تعریف شده را می شناسد. امکاناتی مانند امانت دهی اسناد، تعریف محتواها و اسناد چند لایه، طبقه بندی اسناد و بسیاری امکانات دیگر در حوزه مدیریت اسناد دیده شده است. در عمل به نظر می رسد اتوماسیون اداری برای مدیریت اسناد جاری و در گردش سازمانی و نرم افزار مدیریت اسناد برای نگهداری و ثبت اسناد راکد سازمانی استفاده می شوند.[/vc_column_text][/qodef_accordion_tab][qodef_accordion_tab title=”ارتباط اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت اسناد پیوست چگونه است؟” title_tag=”h4″][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]ارتباط برنامه اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت اسناد می تواند در بهبود عملکرد اتوماسیون اداری و اصلاح روالهای بایگانی اسناد موثر باشد. این ارتباطات در چند حوزه تعریف می شوند که با هم بررسی می کنیم.

■  براساس ارتباط فایلهای پیوست نامه :

در زمان ثبت نامه وارده جدید، برنامه اتوماسیون اداری می تواند ضمیمه های مربوط به نامه را در سیستم بایگانی و مدیریت اسناد نگهداری کرده و از آن سیستم فراخوانی ضمائم را انجام دهد.

■  براساس فراخوانی اسناد در فرم ساز :

امکان فراخوانی اسناد در سیستم فرمساز و فرآیندساز پیشرفته و نمایش محتوای سند در محیط فرمساز پیاده سازی شده است

■  ارسال اسناد از فرم ساز به بایگانی اسناد :

امکان ارسال اسناد ضمیمه شده در فرم از فرم ساز به نرم افزار بایگانی اسناد وجود دارد. این فایلهای به بخشهای از پیش تعیین شده یا قابل انتخاب توسط کاربر در سندهای موردنظر در سیستم بایگانی اسناد ارسال می شوند.

■  براساس فراخوانی فایلهای MSWord ، تکمیل و ارسال فایلهای نهایی :

امکان فراخوانی فایلهای MSWord در سیستم فرمساز و فرآیندساز پیشرفته و نمایش محتوای سند در محیط فرمساز پیاده سازی شده است ، این فایلها در مسیر گردش می توانند توسط کاربران اصلاح شوند و فایل نهایی به بخشهای از پیش تعیین شده یا قابل انتخاب توسط کاربر در سند موردنظر در سیستم بایگانی اسناد ارسال می شود.[/vc_column_text][/qodef_accordion_tab][/qodef_accordion][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]


[/vc_column_text][/qodef_tab][qodef_tab icon_pack=”font_awesome” fa_icon=”fa-camera” title=”تصاویر”][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]


[/vc_column_text][vc_empty_space][qodef_image_gallery type=”image_grid” image_space=”yes” column_number=”4″ pretty_photo=”yes” grayscale=”yes” images=”482308,320548,753582,753583,482281,482337″ image_size=”full”][vc_empty_space][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]


[/vc_column_text][/qodef_tab][qodef_tab icon_pack=”font_awesome” fa_icon=”fa-film” title=”فیلم ها”][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]


[/vc_column_text][vc_empty_space][vc_raw_html]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[/vc_raw_html][vc_empty_space][vc_raw_html]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[/vc_raw_html][vc_empty_space][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom”]


[/vc_column_text][/qodef_tab][vc_empty_space][/qodef_tabs][/vc_column][/vc_row][vc_row rtl_reverse="yes" css=".vc_custom_1709988553813{padding-right: 10% !important;padding-left: 10% !important;background-color: #ffffff !important;}"][vc_column css_animation="top-to-bottom" width="1/3" css=".vc_custom_1561355295578{padding-top: 20px !important;}"][interactive_banner banner_title="14 ویژگی برتر اتوماسیون اداری پیوست" banner_image="id^287584|url^https://plus.payvast.com/wp-content/uploads/2024/02/%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D9%BE%DB%8C%D9%88%D8%B3%D8%AA.webp|caption^null|alt^null|title^%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86 اداری پیوست|description^null" link_opts="box" banner_link="url:https%3A%2F%2Fpayvast.com%2F14-%25d9%2588%25db%258c%25da%2598%25da%25af%25db%258c-%25d8%25a8%25d8%25b1%25d8%25aa%25d8%25b1-%25d8%25a7%25d8%25aa%25d9%2588%25d9%2585%25d8%25a7%25d8%25b3%25db%258c%25d9%2588%25d9%2586-%25d8%25a7%25d8%25af%25d8%25a7%25d8%25b1%25db%258c%2F|title:14%20%D9%88%DB%8C%DA%98%DA%AF%DB%8C%20%D8%A8%D8%B1%D8%AA%D8%B1%20%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86%20%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C%20%D9%BE%DB%8C%D9%88%D8%B3%D8%AA" banner_style="style11" banner_bg_color="#0078ce" banner_overlay_bg_color="rgba(75,208,242,0.2)"][vc_empty_space][interactive_banner banner_title="SSO چیست و چه کاربردی دارد؟" banner_image="id^287585|url^https://plus.payvast.com/wp-content/uploads/2024/02/sso-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA.webp|caption^null|alt^null|title^sso چیست|description^null" link_opts="box" banner_link="url:https%3A%2F%2Fpayvast.com%2Fsso-%25da%2586%25db%258c%25d8%25b3%25d8%25aa-%25d9%2588-%25da%2586%25d9%2587-%25da%25a9%25d8%25a7%25d8%25b1%25d8%25a8%25d8%25b1%25d8%25af%25db%258c-%25d8%25af%25d8%25a7%25d8%25b1%25d8%25af%25d8%259f%2F|title:SSO%20%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA%20%D9%88%20%DA%86%D9%87%20%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%A8%D8%B1%D8%AF%DB%8C%20%D8%AF%D8%A7%D8%B1%D8%AF%D8%9F" banner_style="style11" banner_bg_color="#092c95" banner_overlay_bg_color="rgba(0,178,255,0.45)"][vc_empty_space][/vc_column][vc_column width="1/3" css=".vc_custom_1561355288857{padding-top: 20px !important;}"][interactive_banner banner_title="چگونگی صرفه جویی در منابع سازمان با اتوماسیون اداری" banner_image="id^287582|url^https://plus.payvast.com/wp-content/uploads/2024/02/%D8%B5%D8%B1%D9%81%D9%87-%D8%AC%D9%88%DB%8C%DB%8C-%D8%AF%D8%B1-%D9%85%D9%86%D8%A7%D8%A8%D8%B9-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86-%D8%A8%D8%A7-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C.webp|caption^null|alt^null|title^%D8%B5%D8%B1%D9%81%D9%87 جویی در منابع سازمان با اتوماسیون اداری|description^null" link_opts="box" banner_link="url:https%3A%2F%2Fpayvast.com%2Fproducts%2F%25d9%2586%25d8%25b1%25d9%2585-%25d8%25a7%25d9%2581%25d8%25b2%25d8%25a7%25d8%25b1-%25d8%25a7%25d8%25aa%25d9%2588%25d9%2585%25d8%25a7%25d8%25b3%25db%258c%25d9%2588%25d9%2586-%25d8%25a7%25d8%25af%25d8%25a7%25d8%25b1%25db%258c%2F%25d8%25b5%25d8%25b1%25d9%2581%25d9%2587-%25d8%25ac%25d9%2588%25db%258c%25db%258c-%25d8%25af%25d8%25b1-%25d9%2587%25d8%25b2%25db%258c%25d9%2586%25d9%2587-%25d9%2587%25d8%25a7%25db%258c-%25d8%25b3%25d8%25a7%25d8%25b2%25d9%2585%25d8%25a7%25d9%2586%2F|title:%DA%86%DA%AF%D9%88%D9%86%D9%87%20%D8%A8%D8%A7%20%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86%20%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C%20%D8%AF%D8%B1%20%D9%87%D8%B2%DB%8C%D9%86%D9%87%20%D9%87%D8%A7%DB%8C%20%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86%DB%8C%20%D9%88%20%D8%B3%D8%B1%D9%85%D8%A7%DB%8C%D9%87%20%D8%A7%D9%86%D8%B3%D8%A7%D9%86%DB%8C%20%D8%B5%D8%B1%D9%81%D9%87%20%D8%AC%D9%88%DB%8C%DB%8C%20%DA%A9%D9%86%DB%8C%D9%85%20%D8%9F||" banner_style="style11" banner_bg_color="#0097ce" banner_overlay_bg_color="rgba(74,239,157,0.35)"][vc_empty_space][interactive_banner banner_title="نقش اتوماسیون اداری کارآمد در سازمان های چابک" banner_image="id^287581|url^https://plus.payvast.com/wp-content/uploads/2024/02/%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D9%88-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86-%DA%86%D8%A7%D9%86%DA%A9.webp|caption^null|alt^null|title^%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86 اداری و سازمان چانک|description^null" link_opts="box" banner_link="url:https%3A%2F%2Fpayvast.com%2F%25d9%2586%25d9%2582%25d8%25b4-%25d8%25a7%25d8%25aa%25d9%2588%25d9%2585%25d8%25a7%25d8%25b3%25db%258c%25d9%2588%25d9%2586-%25d8%25a7%25d8%25af%25d8%25a7%25d8%25b1%25db%258c-%25d8%25af%25d8%25b1-%25d8%25b3%25d8%25a7%25d8%25b2%25d9%2585%25d8%25a7%25d9%2586-%25da%2586%25d8%25a7%25d8%25a8%25da%25a9%2F|title:%D9%86%D9%82%D8%B4%20%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86%20%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C%20%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%A2%D9%85%D8%AF%20%D8%AF%D8%B1%20%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86%20%D9%87%D8%A7%DB%8C%20%DA%86%D8%A7%D8%A8%DA%A9" banner_style="style11" banner_bg_color="#0b5bb7" banner_overlay_bg_color="rgba(65,177,211,0.35)"][vc_empty_space][/vc_column][vc_column width="1/3" css=".vc_custom_1709989015270{padding-top: 20px !important;}"][interactive_banner banner_title="نقش کارتابل در اتوماسیون اداری" banner_image="id^287586|url^https://plus.payvast.com/wp-content/uploads/2024/02/%D9%86%D9%82%D8%B4-%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%AA%D8%A7%D8%A8%D9%84-%D8%AF%D8%B1-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C.webp|caption^null|alt^null|title^%D9%86%D9%82%D8%B4 کارتابل در اتوماسیون اداری|description^null" link_opts="box" banner_link="url:https%3A%2F%2Fpayvast.com%2F%25d9%2586%25d9%2582%25d8%25b4-%25da%25a9%25d8%25a7%25d8%25b1%25d8%25aa%25d8%25a7%25d8%25a8%25d9%2584-%25d8%25af%25d8%25b1-%25d8%25a7%25d8%25aa%25d9%2588%25d9%2585%25d8%25a7%25d8%25b3%25db%258c%25d9%2588%25d9%2586-%25d8%25a7%25d8%25af%25d8%25a7%25d8%25b1%25db%258c%2F|title:%D9%86%D9%82%D8%B4%20%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%AA%D8%A7%D8%A8%D9%84%20%D8%AF%D8%B1%20%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86%20%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C" banner_style="style11" banner_bg_color="#4b4f62" banner_overlay_bg_color="rgba(0,232,232,0.45)"][vc_empty_space][interactive_banner banner_title="پیشخوان خدمت چیست ؟" banner_image="id^287587|url^https://plus.payvast.com/wp-content/uploads/2024/02/%D9%BE%DB%8C%D8%B4%D8%AE%D9%88%D8%A7%D9%86-%D8%AE%D8%AF%D9%85%D8%AA-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D8%9F%D8%9F.webp|caption^null|alt^null|title^%D9%BE%DB%8C%D8%B4%D8%AE%D9%88%D8%A7%D9%86 خدمت چیست؟؟|description^null" link_opts="box" banner_link="url:https%3A%2F%2Fpayvast.com%2F%25d9%25be%25db%258c%25d8%25b4%25d8%25ae%25d9%2588%25d8%25a7%25d9%2586-%25d8%25ae%25d8%25af%25d9%2585%25d8%25aa-%25da%2586%25db%258c%25d8%25b3%25d8%25aa%25d8%259f%2F|title:%D9%BE%DB%8C%D8%B4%D8%AE%D9%88%D8%A7%D9%86%20%D8%AE%D8%AF%D9%85%D8%AA%20%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D8%9F" banner_style="style11" banner_bg_color="#20336c" banner_overlay_bg_color="rgba(0,219,219,0.35)"][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row][vc_row css=".vc_custom_1709989503488{padding-right: 10% !important;padding-left: 10% !important;}"][vc_column width="1/6"][/vc_column][vc_column width="1/3"][interactive_banner banner_title="توکن امنیتی چیست و چه مزایایی دارد؟" banner_image="id^287725|url^https://plus.payvast.com/wp-content/uploads/2024/02/%D8%AA%D9%88%DA%A9%D9%86.webp|caption^null|alt^null|title^%D8%AA%D9%88%DA%A9%D9%86|description^null" link_opts="box" banner_link="url:https%3A%2F%2Fpayvast.com%2F%25d8%25aa%25d9%2588%25da%25a9%25d9%2586-%25d8%25a7%25d9%2585%25d9%2586%25db%258c%25d8%25aa%25db%258c-%25da%2586%25db%258c%25d8%25b3%25d8%25aa-%25d9%2588-%25da%2586%25d9%2587-%25d9%2585%25d8%25b2%25d8%25a7%25db%258c%25d8%25a7%25db%258c%25db%258c-%25d8%25af%25d8%25a7%25d8%25b1%25d8%25af%25d8%259f%2F|title:%D8%AA%D9%88%DA%A9%D9%86%20%D8%A7%D9%85%D9%86%DB%8C%D8%AA%DB%8C%20%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA%20%D9%88%20%DA%86%D9%87%20%D9%85%D8%B2%D8%A7%DB%8C%D8%A7%DB%8C%DB%8C%20%D8%AF%D8%A7%D8%B1%D8%AF%D8%9F||" banner_style="style11" banner_bg_color="#00307a" banner_overlay_bg_color="rgba(74,239,157,0.35)"][vc_empty_space][/vc_column][vc_column width="1/3"][interactive_banner banner_title="آموزش اتوماسیون اداری" banner_image="id^290734|url^https://plus.payvast.com/wp-content/uploads/2024/03/%D8%A2%D9%85%D9%88%D8%B2%D8%B4-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C.webp|caption^null|alt^%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86 اداری|title^آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری|description^null" link_opts="box" banner_link="url:https%3A%2F%2Fpayvast.com%2Fautomation-training%2F|title:%D8%A2%D9%85%D9%88%D8%B2%D8%B4%20%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86%20%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C||" banner_style="style11" banner_bg_color="#092c95" banner_overlay_bg_color="rgba(0,178,255,0.45)"][vc_empty_space][/vc_column][vc_column width="1/6"][/vc_column][/vc_row][vc_row css=".vc_custom_1561440842042{background-color: #e2e2e2 !important;}"][vc_column][vc_empty_space height="2px"][/vc_column][/vc_row][vc_row css=".vc_custom_1561440842042{background-color: #e2e2e2 !important;}"][vc_column][vc_empty_space height="2px"][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row content_width="grid" css=".vc_custom_1766391863721{border-top-width: 3px !important;background-image: url(https://plus.payvast.com/wp-content/uploads/2025/12/bg-blue.gif?id=843906 !important;background-position: center !important;background-repeat: no-repeat !important;background-size: cover !important;border-top-color: #2733B5 !important;border-top-style: solid !important;}"][vc_column][vc_row_inner][vc_column_inner width="1/2" offset="vc_hidden-sm vc_hidden-xs"][vc_single_image image="843956" img_size="full" alignment="center"][/vc_column_inner][vc_column_inner width="1/2" offset="vc_hidden-sm vc_hidden-xs"][vc_empty_space height="50px"][vc_column_text css_animation="top-to-bottom"]

درخواست دمو رایگان

با شرکت در یک جلسه دمو اختصاصی رایگان و مشاوره با کارشناسان متخصص نرم‌ افزار، نرم افزارهای پیوست را متناسب با سازمان خود بررسی نمایید.

[/vc_column_text][vc_empty_space height=”8px”][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom” css=”.vc_custom_1766300981498{border-radius: 35px !important;}”]

[qodef_button size="large" type="" text="ثبت درخواست دمو" custom_class="" icon_pack="font_awesome" fa_icon="fa-eye" link="plus.payvast.com/products/%D8%AF%D8%B1%D8%AE%D9%88%D8%A7%D8%B3%D8%AA-%D8%A7%D8%B1%D8%A7%D8%A6%D9%87-%D8%A8%D8%B1%D9%86%D8%A7%D9%85%D9%87/" target="_blank" color="#ffffff" hover_color="#ffffff" background_color="#5186ff" hover_background_color="#5b9dff" border_color="#73b2ff" hover_border_color="#73b2ff" font_size="18" font_weight="600" margin=""]

[/vc_column_text][vc_empty_space height=”35px”][/vc_column_inner][/vc_row_inner][vc_row_inner][vc_column_inner offset=”vc_hidden-lg vc_hidden-md”][vc_empty_space height=”8px”][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom” css=”.vc_custom_1766391439565{padding-right: 40px !important;padding-left: 40px !important;}”]

درخواست دمو رایگان

با شرکت در یک جلسه دمو اختصاصی رایگان و مشاوره با کارشناسان متخصص نرم‌ افزار، نرم افزارهای پیوست را متناسب با سازمان خود بررسی نمایید.

[/vc_column_text][vc_column_text css_animation=”top-to-bottom” css=”.vc_custom_1766320430232{padding-right: 20px !important;padding-left: 20px !important;border-radius: 35px !important;}”]

[qodef_button size="large" type="" text="ثبت درخواست دمو" custom_class="" icon_pack="font_awesome" fa_icon="fa-eye" link="plus.payvast.com/products/%D8%AF%D8%B1%D8%AE%D9%88%D8%A7%D8%B3%D8%AA-%D8%A7%D8%B1%D8%A7%D8%A6%D9%87-%D8%A8%D8%B1%D9%86%D8%A7%D9%85%D9%87/" target="_blank" color="#ffffff" hover_color="#ffffff" background_color="#5186ff" hover_background_color="#5b9dff" border_color="#73b2ff" hover_border_color="#73b2ff" font_size="18" font_weight="600" margin=""]

[/vc_column_text][vc_empty_space][vc_single_image image=”843956″ img_size=”full” alignment=”center”][/vc_column_inner][/vc_row_inner][/vc_column][/vc_row][vc_row css=”.vc_custom_1767005313958{background-color: #81A2CC !important;}”][vc_column][vc_empty_space height=”3px” css=”.vc_custom_1692709440406{background-color: #d0d8ef !important;}”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space height=”24px”][/vc_column][/vc_row]

دیدگاهی وجود ندارد

    • نرم افزارهای اتوماسیون اداری براساس پروتکلی به نام ECE تبادل نامه انجام میدهند، با استفاده از این پروتکل ارسال نامه به دبیرخانه اتوماسیون اداری شرکت مقصد انجام شده ، نامه در آنجا ثبت شده و شماره نامه ثبت شده مقصد، در سیستم دبیرخانه مبدا ثبت می گردد.
      باتوجه به اینکه نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری پیوست از پروتکل ECE پشتیبانی می کند می توانید از این راه برای تبادل نامه به صورت خودکار با شرکتهای دیگر استفاده کنید.
      راههای دیگر ارسال و دریافت نامه بین شرکتها استفاده از ایمیل، فاکس و پست می باشد.

    • نرم افزار دبیرخانه ، محیطی برای ثبت و نگهداری نامه های وارده و صادره با مدیریت مسئولین دفاتر یا کارشناسان دبیرخانه است، در این محیط نامه ها در دفاتر اندیکاتور ثبت و شماره دهی می شوند .
      نرم افزار اتوماسیون اداری ، مجموعه ای از موجودیت های مختلف را در قالب کارتابلهای الکترونیک در اختیار مدیران و کارشناسان سازمان می گذارد، این موجودیت ها مثلا می توانند نامه هایی باشند که با دستوراتی در قالب ارجاع به گردش می افتند یا انواع گزارشها، فرمهای الکتورنیک و ایمیل ها و … را شامل شوند که در داخل یک شرکت گردش دارند و کلیه اطلاعات در گردش سازمانی را شامل می شوند.
      اتوماسیون اداری برای مدیریت بخش نامه های خود به دبیرخانه نیاز دارد ولی مفهوم اتوماسیون اداری از دبیرخانه بسیار بزرگتر است.

  1. ما یک شرکت مهندسی داریم که گردش همه کارها با ایمیل و واتساپ و تلگرام انجام میشه.
    اتوماسیون اداری میتونه برای ما کاری انجام بده؟

    • اگر از ایمیل سازمانی روی سرورهای متعلق به خودتان برای گردش اسناد شرکت استفاده می کنید، این بخش مشکلی ندارد ولی می توانید با اتوماسیون اداری پیوست و استفاده از ماژول ایمیل پیوست این ایمیلهای سازمانی را در کارتابل خودتان در اتوماسیون اداری ببینید.
      ولی استفاده از شبکه های اجتماعی برای گردش مستندات یا نمونه فایل قراردادها و … گرچه سرعت و انعطاف بالایی در اختیار شما می کذارد ولی مسئله امنیت اطلاعات شما را به شدت دجار مشکل می کند، پیشنهاد می شود اطلاعات حساس و مستندات شرکت خود را حتما روی سرورهای تحت کنترل خود داشته باشید و با ابزارهایی مانند اتوماسیون اداری به گردش درآورید یا با این ابزارها در اختیار افراد مجاز قرار دهید.

  2. برای یک شرکت هولدینگ با سه تا شرکت زیرمجموعه که هرکدوم گردش نامه های خودشون رو دارن چه راهی وجود داره که سه تا نسخه اتوماسیون اداری نخریم، ولی اونها هم اطلاعات همدیگه رو نبینن،

    • برای پیاده سازی این ساختار هولدینگ دو راهکار داریم :
      1- استفاده از دفاتر اندیکاتور مجزا با سطح دسترسی و امنیت مجزا
      2- استفاده از دبیرخانه های مستقل در داخل یک بانک اطلاعاتی

      در راهکار اول منابع سازمانی مشترک هستند ولی در راهکار دوم برای تعریف چارت سازمانی و منابع انسانی هم در شرکتهای مختلف سطح دسترسی جداگانه در نظر گرفته می شود.

    • سلام
      لطفا برای بازیابی رمز با مدیر سیستم و راهبر اتوماسیون اداری در سازمان متبوع خودتان تماس بگیرید.
      بعد از احراز هویت شما، توسط ایشان رمز شما ریست خواهد شد و بعد از ورود ، می توانید رمز جدیدی برای خودتان تنظیم کنید.

  3. من توی یک بیمارستان دو روز در هفته کار می کنم و اتوماسیون اداریم پیوسته
    چطوری میتونم از اینکه نامه جدیدی وارد کارتابلم شده مطلع بشم؟
    هر روز باید وارد کارتابلم بشم و برام خیلی سخته

    • در صورتی که به صورت متناوب از اتوماسیون اداری پیوست استفاده می کنید می توانید از ابزارهای زیر برای اطلاع رسانی ورودی جدید در کارتابل استفاده کنید:
      1- استفاده از نسخه موبایل اپ
      2- استفاده از Windows Agent
      3- استفاده از عملیات اتوماتیک در کارتابل اتوماسیون اداری پیوست برای ارسال پیامک، ایمیل، پیام در تلگرام جهت اطلاع رسانی برای کنترل کارتابل تحت وب

    • درود بر شما
      نرم افزارهای اتوماسیون اداری پیوست به صورت Responsive طراحی شده اند و قابلیت استفاده روی انواع موبایلهای هوشمند و مرورگرهای مختلف مانند Safari را دارا هستند.
      نسل جدید این نرم افزارها از تکنولوژی PWA استفاده می کنند و با ظاهر اپلیکیشن موبایل روی انواع موبایلهای هوشمند با سیستم عامل آیفون یا اندروید قابلیت اجرا دارند.

  4. اگه یکی از مدیرانی که از اتوماسیون اداری استفاده می کنه پستش عوض بشه اطلاعات کارتابلش رو مدیر جانشینش میبینه؟

    • درود بر شما

      سیستم اتوماسیون اداری پیوست، کارتابل را به پست سازمانی اختصاص می دهد، بنابراین اگر در شرکت شما یکی از مدیران پست جدیدی گرفت، کارتابل مربوط به پست جدید را خواهد دید و کارتابل قبلی به مدیر جانشین تحویل داده می شود.

      البته در صورتی که سیاستهای شرکت در این زمینه اقتضا کند که این اطلاعات توسط مدیر جانشین دیده نشود پست جدیدی در همان واحد برای ایشان تعریف می گردد.

  5. سلام , خسته نباشید
    سیستم اتوماسیون اداری شما برای یک کاربر، چند تا پست رو پوشش میده یا باید پست رو بهش تفویض کرد؟

    • سلام
      شما می توانید به یک کاربر در اتوماسیون اداری چند پست مختلف اختصاص دهید، این پستها می توانند دائمی یا موقت باشند. پست های موقت می توانند به صورت زماندار به یک کاربر تفویض شوند، البته سطح دسترسی به محتویات کارتابل و بخشهای مختلف آن در زمان تفویض توسط تفویض کننده تنظیم می شود.

  6. بنده تو بخش دبیرخانه یک بیمارستانی مشغول هستم و مدتی هست که نامه های ارجاعی رو که بهمون میاد و توسط مدیریت پانویسی میشه به بخش ها بصورت اسکن شده و با استفاده از یک شبکه داخلی بصورت PDF در سیستم خودم بارگذاری میکنم و این قسمت رو بصورت اشتراکی در اختیار سایر بخش ها قرار دادم که بخش های مورد نظر بتونن نامه های خودشون رو ببینن و با دفتر مراسلات امضای رسید میگیرم بعدا ازشون.
    اما درخواست و سوال بنده اینه که آیا راهی هست که یه نرم افزار ساده و در عین حال کارا برای این منظور باشه که بنده بتونم بخش های مورد نظرم رو در برنامه وارد و به هر بخش فقط دسترسی به نامه های خودشون رو با همین نرم افزار بدم و هنگام مشاهده نامه ابلاغی توسط بخش مورد نظر برای من تیک خورده بشه که مثلا بخش مورد نظر نامه رو روئیت کرد و دیگر نیازی به دفتر مراسلات نباشه؟

    • درود بر شما
      از جمله امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست این است که نامه ای که برای مدیر ارجاع می شود می تواند دستورات مختلفی در قالب هامش نویسی یا پانویسی برای افراد مختلف داشته باشد.
      این هامش ها و دستورات در طی مسیر ارجاع برای افراد مختلف ارسال می شوند و افراد به هامش هایی که به گروه دیگری ارسال شده دسترسی ندارند.
      نامه های ارسالی به کارتابل دارای زمانهای ارجاع، مشاهده و حذف از کارتابل هستند که توسط ارجاع دهنده نامه هم قابل مشاهده است.

      پیشنهاد می کنیم با همکاران ما در واحد فروش برای دیدن نرم افزارها با امکان تجربه و کار توسط خودتان تماس بگیرید.

  7. سلام
    ما یه شرکت نیمه دولتی کوچک با حدود ۵۰ نفر پرسنل در استان هرمزگان هستیم که نرم افزار دبیرخانه ویندوزی داریم، می خواهیم اتوماسیون اداری راه اندازی کنیم، سیستم تحت وبپیشنهاد می کنید یا تحت ویندوز؟ تحت وب خطر نداره؟

    • درود بر شما
      پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری برای شرکت های کوچک ملاحظات مختلفی دارد، ملاحظاتی در زمینه سطوح دسترسی کاربران، پستهای سازمانی مختلف، امنیت دسترسی به نرم افزار از خارج از شرکت و … که بنابر حساسیت های مختلف سازمانی، پیاده سازی نرم افزارها با لحاظ این موارد با هماهنگی با تیم انفورماتیک مجموعه خریدار انجام می شود.
      پیشنهاد ما استفاده از نرم افزارهای تحت وب دبیرخانه و اتوماسیون اداری می باشد ولی در نظر داشته باشید که تحت وب بودن با توجه به شرایط امنیتی مجموعه شما به این معنی است که نرم افزار در شبکه داخلی شما در دسترس خواهد بود و از طریق اینترنت قابل استفاده نخواهد بود.
      بر این مبنا استفاده محافظت شده از نرم افزارهای تحت وب با انجام ملاحظات امنیتی ، حداقل ریسک را به مجموعه ها تحمیل می کند.

  8. سلام
    خسته نباشید، من درگیر کارهای کارگاه هستم و نمی توانم مرتب کارتابلم رو چک کنم، امکانی دارید که اگه نامه ای وارد کارتابل شد به من اطلاع رسانی کنه؟

    • درود بر شما
      یکی از امکانات انتخابی در کارتابل اتوماسیون اداری پیوست، عملیات اتوماتیک می باشد، شما می توانید در کارتابل خود تنظیمی برای اطلاع رسانی ورود نامه، فرم، یادداشت اداری به صورت عمومی یا با شرط های دلخواه داشته باشید و این اطلاع رسانی می تواند در قالب ارسال پیامک، پیام در تلگرام، ارسال ایمیل و یا انجام انواع اقدامات اداری به صورت خودکار باشد.
      این تنظیمات بر مبنای استفاده از سرویسهای پیوست انجام می شود و بعد از تنظیم نیازی به ورود به نرم افزار برای استفاده از این امکانات ندارید.
      البته در صورتی که بخواهید روی سیستم عامل ویندوز ورودی های جدید به کارتابل خود را بدون ورود به اتوماسیون اداری پیوست مشاهده کنید، می توانید از امکان Payvast Agent که روی سیستم عامل ویندوز 10 به بعد نصب می شود استفاده کنید.

    • درود بر شما
      از امکانات استاندارد اتوماسیون اداری پیوست ، امکان نظارت مدیر بر کارتابل پرسنل واحد می باشد، در این راستا که مدیر می تواند کارهای جاری و در دست اقدام پرسنل خود را ببیند، ولی این به معنی انجام کار به نام پرسنل و در کارتابل ایشان نیست، البته مدیر می تواند کاری که در کارتابل پرسنل وجود دارد را برای خودش ارجاع بزند و در کارتابل خود روی آن اقدامی انجام دهد و پیگیری ثبت کند و یا آن را به کارشناسان دیگر ارجاع دهد.

  9. سلام، آیا برای حفاظت از اتوماسیون اداری برای استفاده در محیط اینترنت استفاده از فایروال سخت افزاری را توصیه می کنید؟ برای امنیت بیشتر چه پیشنهاداتی دارید؟

    • درود بر شما
      حفاظت از اتوماسیون اداری در بستر اینترنت و در مجموع استفاده از فایروال سخت افزاری یا ابزارهای مختلف امنیتی در این حوزه باید بر مبنای مشاوره و اجرای یک تیم فنی و حرفه ای امنیت اطلاعات انجام شود. البته این ملاحظات بر مبنای تعداد کاربران، سطح امنیتی اطلاعات و … تغییر می کند.
      برای بررسی دقیق تر و دریافت پیشنهاد کامل در این زمینه می توانید با تیم امنیت شبکه پیوست هم مشاوره داشته باشید.

    • بهای سیستم اتوماسیون اداری پیوست بر مبنای سه پارامتر محاسبه می شود:
      1- ماژولهای انتخابی مانند کارتابل، ایمیل، فرمساز و …
      2- حداکثر تعداد کاربر همزمان استفاده کننده از نرم افزار
      3- خدمات استقرار و پیاده سازی نرم افزار
      تعریف کاربر غیر همزمان در سیستم به صورت نامحدود و رایگان در اختیار راهبر سیستم است.

  10. اتوماسیون اداری تحت ویندوزی که داریم اطلاعات ۱۰ سال را نگهداری می کند و هم خیلی کند شده و هم حجم فایل نسخه پشتیبان خیلی زیاد شده، اگر نرم افزار شما را بخریم راهی دارید که به همین مشکل برنخوریم؟

    • درود بر شما
      طراحی ساختار مدیریت و نگهداری اطلاعات در بانک اطلاعاتی سیستم های اداری پیوست به صورت حرفه ای و بهینه انجام شده است، نگهداری دیتا در بخشهای تفکیک شده (دیتا فایلهای مجزا) انجام می شود و حجم بالای اطلاعات تاثیر زیادی در کندی سیستم ندارد، با این حال از جمله امکانات سیستم پیوست در زمانی که حجم اطلاعات بسیار زیادی می شود امکان استفاده از راکد سازی بخشی از اطلاعات است که موجب بیشتر شدن سرعت و کاهش حجم نسخه پشتیبان می شود.
      لطفا برای دریافت اطلاعات بیشتر در حوزه راکدسازی اطلاعات با همکاران ما در واحد فروش تماس بگیرید.

  11. سلام، یک نسخه اتوماسیون اداری رایگان برای تست یک هفته ای در شرکت میخوام ، چطور میشه این نرم افزار رو دریافت کرد؟

    • درود بر شما
      پیشنهاد ما برای اینکه از زمان به صورت مفید و بهینه استفاده کنید این است که :
      1- نیاز سازمان خود را به اتوماسیون اداری مشخص کنید
      (مثلا نامه نگاری یا پیاده سازی فرآیندهای مکانیزه سازمانی و ایزو و …)
      2- با مشاوره رایگان تلفنی یا آنلاین نیازهای سازمان را با امکانات نرم افزار تطبیق دهید
      3- در جلسات دمو نرم افزار، به صورت واقعی با مثالهای مشابه کاری، نرم افزار را تست کنید و در صورت نیاز خودتان شخصا از سیستم واقعی در مدت جلسات دمو استفاده کنید.
      4- پیشنهاد ما این است که به جای استفاده از نسخه های تست، که بدون آموزش به شما ارائه می شود، از نرم افزارهای پیوست با خدمات پشتیبانی و آموزش و استقرار در محل خودتان استفاده کنید. در صورت عدم تطابق با نیازهای سازمانی شما، نرم افزارها تا 99 روز قابل برگشت هستند.

    • نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست یک اپلیکیشن اندروید دارد که در صورتی که سازمان شما این نسخه را از پیوست خریداری کرده باشد توسط تیم راهبری سازمان شما به شما ارائه می شود، ولی نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست به صورت ریسپانسیو طراحی شده و قابلیت استفاده در حالت PWA را دارد که امکان استفاده بهینه شبیه یک اپلیکیشن کامل، بدون نصب روی گوشیهای هوشمند با سیستم عامل اندروید یا iOS را به شما می دهد.

  12. من از نرم افزار دفترچه تلفن که داخل اتوماسیون اداری دارید استفاده می کنم، چطور میتونم اطلاعات شرکتها رو گروهی وارد دفترچه تلفن پیوست کنم؟

    • یکی از امکانات این نرم افزار خواندن اطلاعات از اکسل می باشد و شما می توانید اطلاعات تلفن و اطلاعات تکمیلی افراد را از فایل اکسل در نرم افزار بارگذاری نمایید .

  13. برای استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب حتما اینترنت پرسرعت لازم داریم؟ میتونیم از دیتاسنتر یک سرور برای نصب اتوماسیون اداری پیوست اجاره کنیم؟

    • برای استفاده از اتوماسیون اداری در شبکه داخلی سازمان نیازی به اینترنت نیست و در صورتی که سرویسهای اتوماسیون اداری در بستر اینترنت در دسترسی شما باشد، شما هم به صورت مستقیم یا با استفاده از اتصال VPN می توانید از اتوماسیون اداری استفاده کنید.
      بری استفاده کاربر سرعت بالای اینترنت نیاز نیست ولی در سمت سرور، سرعت اینترنت به تعداد کاربران استفاده کننده بستگی دارد و بهتر است اینترنت باسرعت متناسب تهیه شود.
      اگر کاربران زیادی دارید که در یکجا متمرکز نیستند می توانید از دیتاسنترها ، سرور اجاره کنید و نرم افزار اتوماسیون اداری روی این سرور نصب می شود. در این حالت بهترین پهنای باند و امکانات سخت افزاری را در اختیار خواهید داشت.

    • در ابتدا امکانات درخواستی شما در قالب تیکت دریافت می شود.
      این تیکتها توسط واحد فنی بررسی و تحلیل شده و در صورت امکان پذیر بودن و تطابق با ساختار استاندارد سیستمهای اتوماسیون اداری، زمان و هزینه انجام کار به شما اعلام می شود .
      در صورت توافق روی این موارد، مورد توسعه سفارشی در دستور کار فنی قرار گرفته و در ویرایش های بعدی به شما تحویل داده خواهد شد.

  14. چطور میشه کاربران اتوماسیون اداری پیوست را با سرور دامین مایکروسافت یکپارچه کرد که کاربران دو تا نام کاربری نداشته باشند؟

    • یکی از امکانات سیستم اتوماسیون اداری پیوست، یکپارچگی با سرویس LDAP مایکروسافت می باشد. در این حالت نرم افزار اتوماسیون اداری از نام کاربری تعریف شده در Activedirectory سرور استفاده می کند و کاربران با یک نام کاربری و کلمه عبور به ویندوز لاگین می کنند و با همان لاگین به اتوماسیون اداری پیوست دسترسی خواهند داشت.

  15. سلام ، لطفا توضیح بدین فرق تعداد کاربر همزمان و غیرهمزمان چیه؟ اگه کاربری یه مدت کار نکنه میشه خودکار از سیستم قطع بشه؟

    • درود بر شما
      نرم افزارها براساس سیاستهای فروش شرکتهای نرم افزاری، از ابزارهای مختلف برای کنترل نرم افزارهای تولید شده در شرکتها و سازمانها استفاده می کنند که مواردی مانند حجم خدمات به تعداد کاربران، دیتابیس های متعدد و یا گستردگی کشوری استفاده را کنترل نمایند.
      نرم افزارهای پیوست براساس تعداد کاربر همزمان استفاده کننده کنترل می شوند و تعریف کاربر غیرهمزمان در نرم افزار محدودیت ندارد و برای تعریف کاربر غیرهمزمان هم هزینه ای از سازمان خریدار دریافت نمی شود.
      راهبر و مدیر سیستم می تواند تنظیماتی در نرم افزار برقرار کند تا کاربرانی که مدت زمان خاصی از کارتابلشان استفاده نکنند، ارتباطشان با سرور قطع شود و برای استفاده مجدد مجبور به لاگین شوند، این مورد هم برای کاهش تعداد کاربران همزمان و هم ملاحظات امنیتی کاربرد دارد.

  16. نرم افزار حقوق دستمزد شرکت رو تیم فنی خودمون توسعه دادن، نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست رو استفاده می کنیم، چطور فیش حقوق دستمزد پرسنل رو براشون به کارتابلشون بفرستیم؟

    • در نرم افزار اتوماسیون اداری، دو قسمت کارتابل و صندوق پستی را برای نگهداری و نمایش فیش حقوقی پرسنل می توانید در نظر بگیرید، ارسال فیش حقوقی به سیستم اتوماسیون اداری از طریق وب سرویس امکان پذیر است که برای مطالعه و دریافت اطلاعات بیشتر راهنمای وب سرویس برای شما ارسال خواهد شد.
      ولی درنظر بگیرید که با توجه به اینکه فیش حقوقی یک سند شخصی است ارسال این مستند به کارتابل اتوماسیون اداری که ممکن است با تفویض پست یا واگذاری آن در اختیار فرد دیگری قرار گیرد توصیه نمی شود و صندوق پستی پیوست گزینه مناسب تر و امن تری برای اینکار می باشد.

    • استفاده از GMail یا سایر سرویسهای عمومی ایمیل، در صورت تایید راهبر شرکت شما در اتوماسیون اداری امکان پذیر می باشد.
      با توجه به ملاحظات امنیتی در شرکتها و اینکه نمی خواهند سابقه اطلاعاتی و گردش ایمیل های شرکت در یک بسیتر عمومی اینترنتی برقرار باشد معمولا از ایمیل سازمانی عمومیت بیشتری داشته و از آن در شرکتهای بزرگ و با امنیت بالا استفاده می شود.

  17. قراره برای حدود ۵۰ تا کاربر اتوماسیون اداری پیوست رو بخریم، البته ممکنه تا ۱۰۰ تا کاربر هم بعدا افزایش بدیم، برای نصب اتوماسیون اداری چند تا سرور لازم داریم؟ میشه از VM استفاده کنیم یا سرور اختصاصی لازمه؟

    • مشخصات سخت افزاری و زیرساخت و سرورهای مورد نیاز در هر پروژه بنا برملاحظات خاص متفاوت می باشد. این ملاحظات به در دسترس بودن در بستر اینترنت، ارتباط با نرم افزارهای دیگر، حجم اطلاعات قبلی کانورت شده، ملاحظات امنیتی خاص و … بستگی دارد.
      در شرکتهای تجاری عادی این نرم افزار روی یک سرور VM هم قابل نصب می باشد و در صورت اعلام نیازخریدار، توزیع شدن سرویسها و دیتابیس روی چند سرور هم امکان پذیر می باشد.
      استفاده از سرور اختصاصی هم به همین ملاحظات و دغدغه های امنیتی بابت تداخل کار چند تیم پشتیبانی روی یک سرور بر می گردد.

  18. اتوماسیون اداری پیوست امکان دارد گزارشی در خصوص استفاده کاربران و واحدها از نرم افزار بدهد تا واحد‌های چابک از واحد‌های کند جدابشوند؟

    • راهبر نرم افزار اتوماسیون اداری امکان تهیه انواع گزارش مدیریتی بر مبنای مدت استفاده از نرم افزار توسط کاربران مختلف، مدت زمان رسیدگی به نامه ها، فرمها و … و مقایسه واحدهای مختلف را دارا می باشد.
      با این مقایسه واحدهای چابک از واحدهای کند جدا می شود و زمینه رقابت واحدها در راستای افزایش سرعت رسیدگی به کارها و بهره وری سازمانی فراهم می شود.

  19. در یک شرکت حدودا ۵۰ نفره دو دسته شده ایم، یک دسته موافق اتوماسیون اداری و یک دسته طرفدار شبکه های اجتماعی، چه برتری در اتوماسیون اداری وجود داره که بتونیم دسته دوم را برای استفاده از اتوماسیون اداری متقاعد کنیم؟

    • استفاده از شبکه های اجتماعی و ابزارهای تبادل پیام به صورت فردی و گروهی با استفاده از نرم افزارهای پیام رسان خارجی مانند واتساپ و تلگرام یا ابزارهای معادل ایرانی آنها در شرکتها و سازمانها رواج پیدا کرده است. بهتر است در نظر داشته باشید که اگر اطلاعات و فایلها و مستنداتی که در این حوزه تبادل می شود تحت کنترل شرکت نباشد می تواند موجب دسترسی غیر مجاز بدون محدودیت در قطع دسترسی استفاده کننده شود.
      همچنین سطح دسترسی افراد به پستها قابلیت مدیریت مرکزی ندارد.
      در راستای امنیت بیشتر و مدیریت متمرکز اطلاعات سازمانی پیشنهاد می شود که این نوع گردش مستندات و پیام رسانی و تعامل به حوزه اتوماسیون اداری و حوزه سرورهای متمرکز سازمانی خودتان در حوزه اتوماسیون اداری منتقل شود. در این حوزه از نرم افزار پیام رسان پیوست هم می توانید استفاده کنید که قابلیتهایی شبیه نرم افزارهای پیام رسان خارجی دارد و زیرمجموعه نرم افزارهای اداری پیوست طبقه بندی می شود.

  20. اگه کسی دستوری یا ارجاعی در کارتابلش روی یک نامه ثبت کنه و برای نفر بعدی بفرسته و پشیمون بشه کاری میشه کرد؟

    • یکی از امکاناتی که در کارتابل پیگیری قرار دارد مشاهده وضعیت دستورات و ارجاعات صادر شده روی نامه ها و فرمهای مختلف و کنترل فرآیند گردشی آنهاست، اگر گیرنده ارجاع هنوز مستند را باز نکرده و متن ارجاع را نخوانده است می توانید از ارسال آن پشیمان شده و آن را بازپس گیری نمایید.
      البته اگر آن را اشتباها برای فرد دیگری فرستادید و متن ارجاع توسط گیرنده خوانده شد امکان بازپس گیری وجود ندارد ولی می توانید از ایشان بخواهید آن را عودت دهند تا شما آن را به فرد درست ارجاع بزنید.

  21. برای اطلاعیه های رسمی سازمانی چه فراگیر، چه مربوط به واحد خاص، برای همه کاربران اتوماسیون اداری باید نامه داخلی بزنیم ؟

    • امکانات مختلفی برای ارسال پیام عمومی در نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست وجود دارد :
      1- استفاده از تابلو اعلانات که اطلاعیه های عمومی یا گروهی خاص در آن درج می شود و نیاز به ارسال به کارتابل ندارد.
      2- ارسال پیام برای گروه های کوچک یا افراد
      3- ارسال یادداشت اداری برای پرسنل به صورت تکی یا گروهی
      4- ارسال نامه داخلی رسمی برای ابلاغ دستورات و بخشنامه های صادر شده از طرف مدیریت ارشد
      5- استفاده از پیام رسان داخلی پیوست

  22. کارتابل اتوماسیون من رو می‌خوام مسئول دفترم کنترل کنه، ولی بعضی موارد هست که مربوط به هیات مدیره شرکته و اون نباید ببینه. دسترسی این موارد قابل جداسازی هست؟

    • مسئول دفتر هر مدیر به صورت پیش فرض می تواند محتویات کارتابل مدیر را ببیند ولی در کارتابل مدیر نمی تواند به صورت مستقیم کاری انجام دهد.
      اگر نامه با سطح دسترسی خاص مثلا محرمانه باشد امکان دیدن آن را نخواهد داشت.
      همچنین مدیران ارشد سازمان می توانند پستهایی در هیات مدیره به صورت مجزا از پست اصلی داشته باشند که توسط مسئولین دفاتر قابل مشاهده نیستند.
      همچنین مسئولین دفاتر امکان مشاهده نامه های بایگانی شده مدیران را ندارند که می تواند ساختار دلخواه طبقه بندی مدیران را داشته باشد.
      برای راهکارهای تکمیلی می توانید با تیم پشتیبانی پیوست در تماس باشید.

  23. سیستم اتوماسیون اداری که الان استفاده می کنیم موقع نوشتن متن نامه اگر از عدد و کلمات انگلیسی هم استفاده کنیم متن رو به همریخته نشون میده، دوباره باید متن رو مرتب کنیم ، نرم افزار شما هم همینجوریه؟

    • درود بر شما
      در هنگام استفاده از ابزارهای تولید نامه در اتوماسیون اداری پیوست ، اطلاعات متن نامه به صورت مستقیم به نرم افزار ادیتور محبوب MSWord ارسال می شود و اعمال تغییرات، تکمیل و نهایی کردن متن در این ابزار انجام می شود و به هم ریختگی در متن ترکیبی فارسی و انگلیسی یا استفاده از اعداد و علائم در نرم افزار مشاهده نشده است.
      این موضوع را می توانید در جلسات دمو نرم افزار تست و راستی آزمایی کنید تا انتخاب مطمئن و دقیقی داشته باشید.

  24. برای ثبت نامه های که از سازمان های مختلف به دست ما در واحد دبیرخانه میرسه و اطلاعات زیادیش تکراریه چه راهی هست که کمتر تایپ کنم ؟

    • یکی از ابزارهای بسیار کاربردی در حوزه دبیرخانه ، ابزار ثبت نامه با استفاده از الگوی های پر تکرار تعریف شده توسط کاربر می باشد، در زمان استفاده از این ابزار، فیلدهای ثبت نامه ها براساس الگوی پرتکرار انتخابی، مقدار دهی می شوند و سرعت ثبت نامه توسط مسئولین دفاتر و دبیرخانه افزایش بسیار مطلوبی پیدا می کند.

  25. چطور میشه کارتابلم به کلمه خاصی حساس بشه، مثلاً اگر نامه با موضوع قرارداد اومد برام پیامک بزنه؟

    • در کارتابل الکترونیک می توانید از سرویس عملیات اتوماتیک پیوست استفاده کنید، با مشخص کردن کلمه خاص یا دریافت نامه یا قرارداد با موضوع مورد نظر نرم افزار به صورت خودکار عمل مورد نظر شما مبنی بر ارسال پیامک، ارسال ایمیل، ارجاع به فرد خاص و … را انجام خواهد داد یا مستند را در بخشی که مورد نظر شماست باگانی خواهد کرد.

  26. اتوماسیون اداری پیوست رو میخواهیم بخریم، نیازی دارم،
    می‌خوام مدیرم یکسری از نامه ها و پیگیری‌ها رو ببینه ولی بقیه ندونن که اون ناظر انجام کاره،میشه؟

    • در اتوماسیون سازمانی یکی از امکاناتی که مدیران در اختیار دارند امکان نظارت برکارتابل پرسنل واحد خودشان می باشد. در این حالت افراد متوجه نظارت مدیریت نمی شوند .
      البته در صورتی که نیاز به نظارت توسط مدیریت روی مستند خاصی دارید می توانید با ارجاع مخفی آن را به کارتابل مدیریت ارسال کنید تا مسیر گردش طی شده به صورت کامل بررسی شود و بر عملکرد تیم انجام دهنده کار نظارت دقیق انجام گردد.

    • سلام
      نرم افزار دبیرخانه امکان ثبت و طبقه بندی نامه های وارده و صادره و داخلی را دارد، انواع سرویسهای ارسال و دریافت نامه به شرکت ها و سازمان های مختلف هم در آن دیده شده است، بنابراین در یک شرکت مثلا پنج نفر ( مسئول دفتر یا کارشناس دبیرخانه) می توانند در نرم افزار دبیرخانه ثبت و ارسال دریافت مکاتبات را انجام دهند.
      نرم افزار اتوماسیون اداری شامل دبیرخانه و کارتابل الکترونیک است که گردش نامه داخل کارتابل تحت وب را پوشش می دهد، پس با اتوماسیون اداری می توانید پروسه تولید نامه صادره و امضای آن یا ارجاع نامه وارده به افراد مختلف را انجام دهید.
      نرم افزار اتوماسیون اداری پنج کاربره در عمل یک سازمان اداری کوچک و دبیرخانه پنج کاربره یک واحد ثبت مکاتبات پنج نفره را مدیریت می کنند.

  27. در شرکت اتوماسیون داریم ولی مسئول دفتر مدیرعامل میخواد نامه های خاص و محرمانه رو جدا نگهداری کنه که بقیه همکارای دبیرخانه به اونها دسترسی نداشته باشند، فعلا نامه ها رو توی زونکن نگهداری می کنه، راه بهتر و قشنگتری دارین؟

    • پیاده سازی ساختاری مجزا و محرمانه اطلاعات در نرم افزار دبیرخانه راهکارهای مختلفی دارد که به سطح محرمانگی اطلاعات بازمی گردد.
      برای کاری که شما مطرح کردید پیاده سازی یک دفتر اندیکاتور با سطح دسترسی اختصاصی برای مسئول دفتر مدیرعامل پیشنهاد می شود که هزینه ای هم ندارد.
      برای اینکار لطفا با تیم پشتیبانی نرم افزار پیوست در تماس باشید.

  28. امکان مرتب کردن کارتابل توسط خود کاربر برای رسیدگی به کارهای مهمتر وجود داره؟ یا دسته بندی کردن براساسی که خودش تشخیص میده؟

    • کاربر در کارتابل اتوماسیون اداری پیوست امکان سفارشی سازی محتوای کارتابل را برای انواع طبقه بندی برای رسیدگی سریعتر و بهتر دارد:
      1- می تواند محتوای کارتابل را براساس اولویت های تعیین شده در زمان ارجاع سورت نماید.
      2- می تواند موارد مهم را پین نماید تا بالای کارتابل دیده شوند.
      3- می تواند موارد مختلف را در دسته های مورد نظر در کارتابل در دست اقدام طبقه بندی نماید.
      4- می تواند موارد را در دسته های مختلف در بایگانی شخصی طبقه بندی نماید.
      5- می تواند با استفاده از برچسب موارد مختلف را لیبل گذاری نماید.

    • تنظیم تعداد مجاز کلمه عبور اشتباه در بخش مدیریت سازمان توسط تیم راهبری تنظیم می شود، بنابراین این موضوع براساس نیازهای هر شرکت قابل تغییر است.

  29. اتفاق میوفته که نامه تکراری برای یه شرکت دیگه باید بزنیم، از توی نرم افزار ورد کپی کردم تاریخ و شماره خراب شد، میشه راهنمایی کنید مشکلم حل بشه؟

    • دو راهکار دارید :
      1- از امکان نامه مشابه در نرم افزار استفاده کنید .
      2- در صورتی که از این نوع نامه زیاد استفاده می کنید آن را در قالب یک تمپلیت پیش فرض در سیستم ثبت نمایید.

  30. چطور میشود ارتباط کاربرانی که یک مدت از نرم افزار استفاده نکردند را به سرور اتوماسیون قطع کرد تا جزو کاربران همزمان شمرده نشوند؟

    • دو راه برای قطع ارتباط کاربران وجود دارد :
      1- راهبر نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند لیست کاربران آنلاین را مشاهده نموده و با انتخاب فرد ارتباط ایشان را به صورت دستی قطع نماید.
      2- تنظیم زمانی توسط راهبر تعیین می شود تا در صورت طی شدن آن مدت زمان از آخرین فعالیت فرد (مثلا کارتابل فرد یک ساعت استفاده نشود) به صورت خودکار ارتباط با سرور قطع شود.

      کاربران آنلاین، یا کاربران همزمان هم براین اساس شمرده می شوند.

    • سلام
      نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست ، یک نسخه اندروید قابل نصب روی موبایلهای هوشمند دارد که توسط سازمان خریدار، سفارش داده شده و دسترسی به آن از طریق سرورهای سازمان امکان پذیر است.
      بنابراین نسخه مورد نظر را باید از سازمان مطبوع خود دریافت نمایید و بعد از نصب نرم افزار، دسترسی کار با آن توسط راهبر سازمان برقرار می شود.

  31. با فیلتر شدن واتساپ و قطعی تلگرام، کارمون سخت شده، خیلی از اطلاعات و فایلهای کاری رو با همکاران رد و بدل می کردیم ، چه نرم افزاری پیشنهاد می کنید که روی سرور خودمون نصب بشه که راحت باشه و جایگزین خوبی باشه؟

    • درود بر شما
      استفاده از شبکه های اجتماعی عمومی برای کارهای سازمانی به صورت کلی توصیه نمی شود.
      معمولا اطلاعات انواع فایلها و قراردادها در این بسترها به گردش می افتد و با جدایی افراد از سازمان می تواند موجب استفاده نامناسب را فراهم کند.
      پیشنهاد می شود برای گردش این اطلاعات از یادداشت اداری در اتوماسیون اداری استفاده شود.
      همچنین یک ابزار جدید در مجموعه نرم افزارهای پیوست وجود دارد که می تواند قابلیت های مختلف شبکه های اجتماعی برای ارسال پیام، فایل، تشکیل گروه و اعلام نظرهای مختلف را پشتیبانی نماید.
      این نرم افزارها روی سرورهای شرکت خریدار نصب می شود و دسترسی امن به اطلاعات سازمانی را فراهم می کند.

    • سلام
      یکی از وظایف سرویس های امنیتی که مدیریت ورود و خروج کاربران به مجموعه سازمان الکترونیک پیوست را کنترل می کنند، پایش احتمال ورود افراد غیر مجاز به نرم افزار و از بین بردن موقت مسیرهای نفوذ می باشد.
      بنابراین اگر کاربری چند بار رمز خود را اشتباه وارد نماید، این سرویسها وارد عمل شده ، نام کاربری را موقتا غیر فعال می کنند تا راهبران سیستم موضوع را بررسی و احتمال خطر را برطرف نمایند.
      حداکثر تعداد دفعات مجاز وارد کردن رمز به صورت اشتباه توسط راهبران شرکت مشخص و تنظیم می شود.

    • سلام
      بله، یکی از ماژولهای رایگانی که به صورت پیش فرض در سیستم اتوماسیون اداری پیوست فعال هستند، دفترچه تلفن می باشد ، این دفترچه تلفن به صورت سازمانی استفاده می شود و اطلاعات اولیه آن در زمان نصب و راه اندازی نرم افزار، کانورت می شود.

  32. با سیستم اتوماسیون اداری که کار می کنم روی حروف ی و ک روی اطلاعات قدیمی کانورت کردین مشکل دارم، اطلاعات جدید راحت جستجو میشن ولی قدیمی ها رو پیدا نمی کنه، چطور برطرفش کنم؟

    • درود بر شما
      احتمالا در دیتابیس نرم افزار قبلی اتوماسیون که به نرم افزار پیوست کانورت شده، از ساختار کدپیج قدیمی فارسی استفاده شده است که با کانورت اطلاعات به پیوست این اطلاعات به جداول پایه پیوست منتقل شده اند.
      با ورود اطلاعات جدید این موارد با کدپیج جدید در دیتابیس وارد می شوند، در حالی که جستجوی کلمات و موارد قدیمی دارای کاراکتر های ی و ک مشکل خواهد داشت.
      همکارانم در واحد پشتیبانی برای رفع این مشکل با شما تماس خواهند گرفت.

  33. سازمان مرکزی ما از اتوماسیون اداری یک شرکت دیگه استفاده می کنه، ما اتوماسیون اداری پیوست رو دمو دیدیم و پسندیدیم، برای برقراری ارتباط با سازمان مرکزی به مشکلی برنمی خوریم؟

    • برای برقراری ارتباط بین اتوماسیون اداری سازمان مرکزی و مراکز تابعه نیازی به یکسان بودن نرم افزارهای مورد استفاده نیست، ارسال و دریافت نامه ها بین آنها می تواند با استفاده از پروتکل ECE انجام شود که ثبت نامه در دبیرخانه سازمان هدف را به صورت خودکار انجام می دهد و شماره رسید دریافت می کند.
      فقط لازم است نرم افزار اتوماسیون اداری که سازمان مرکزی شما استفاده می کند از این پروتکل پشتیبانی نماید.

    • اگر فیش حقوق به کارتابل ارسال شود، با تفویض کارتابل به همکار، اطلاعات موجود در کارتابل برحسب موجودیت های مختلف در اختیار همکارتان قرار می گیرد، بنابراین در این حالت، بنابرتفویض انجام شده، فیش حقوقی ارسال شده را همکارتان رویت خواهد کرد.
      در پیاده سازی نرم افزارهای سازمان الکترونیک ، ارسال فیش حقوقی به صندوق پستی پرسنل انجام می شود که قابل تفویض نیست، ولی امکان ارسال فیش حقوقی به کارتابل هم کاربردی است که معمولا برای گزارشگیری و کنترل فیش حقوقی توسط مدیران ارشد سازمان است.

  34. در شرایطی که ارتباط اینترنتی ایران قطع میشه چه راهکاری برای استفاده از نرم افزار اتوماسیون دارید؟

    • در شرایطی که ارتباط سرورهای ایران با اینترنت بین الملل قطع شود، این سرورها از خارج از ایران در دسترس نخواهد بود ولی سرورها در ایران در دسترس هستند، بنابراین برای در دسترس داشتن اتوماسیون اداری در این حالت، حتما این نرم افزار باید روی سرورها داخلی یا دیتاسنترهای ایرانی نصب شود.

    • قلم نوری در زمان پاراف کردن نامه های وارده و ثبت دستورات مکتوب روی آنها کاربرد دارد و این امکان در کارتابل الکترونیک در اختیار کاربران قرار دارد.
      باید درنظر گرفت که کیفیت و دقت عملکرد قلمهای نوری به برند و کیفیت سخت افزار آنها وابستگی بسیار زیادی دارد و کاربران در صورت نیاز بعد از مدتی به استفاده از آن عادت خواهند کرد.

    • اتوماسیون اداری ، نرم افزاری است که مدیریت گردش مستندات و مکاتبات در یک شرکت را برعهده دارد مدیریت این نرم افزار به صورت کلی در حوزه واحد اداری یک شرکت انجام می شود.
      سازمان الکترونیک، یک نرم افزار جامع و فرآیندگراست که پیاده سازی انواع فرآیندهای سازمانی و گردش اطلاعات بین نرم افزارهای مختلف را برعهده دارد اعضای نرم افزاری سازمان الکترونیک می توانند کلیه نرم افزارهای مالی و اداری سازمان باشند و در عمل یک سیستم جامع و یکپارچه مبتنی بر فرآیند را در یک شرکت نمایش می دهد که تمام اجزای عملیاتی شرکت را در بر می گیرد و مدیریت آن برعهده معاونت مالی و اداری یا مدیریت عامل شرکت می باشد.

  35. در شرکت ما تعدادی مدیر باتجربه و مسن داریم که چشمان ضعیفی دارند و نیاز به فونتهای بزرگتر از حالت عادی در نرم افزار داریم، محیط نمایش اطلاعات میشه برای هر کسی متناسب با قدرت چشمانش تغییر سایز داشته باشه؟

    • درود بر شما
      امکان تغییر سایز فونت ها در صفحه نمایش نرم افزار در محیط وب یکی از امکانات پیش فرض مرورگرهای وب است و هر کاربر به راحتی می تواند سایز نمایش اطلاعات و فرمها را متناسب با قدرت دید خود تنظیم کند.
      این امکان در تمامی نرم افزارهای تحت وب پیوست قابل استفاده است.

  36. سلام یه سناریوی معمول تو شرکت ما اینه که مثلاً اگر مبلغ یه قرارداد از یه سقفی بالاتر بود، باید خودکار بره برای مدیر مالی. این نوع ارجاع شرطی توی پیوست شدنیه یا باید دستی انجام بدیم؟

    • درود بر شما
      بله، این نیاز از طریق موتور فرآیند‌ساز (Workflow Engine) در سازمان الکترونیک پیوست قابل پیاده‌سازی است. شما می‌توانید قواعد کسب‌وکار (Business Rules) تعریف کنید؛ به عنوان مثال: «اگر مبلغ قرارداد بالاتر از مقدار X بود، مستند به صورت خودکار برای مدیر مالی ارجاع شود». به این ترتیب، مسیر گردش نامه‌ها و فرم‌ها بر اساس محتوای آنها و به صورت کاملاً هوشمند و خودکار مدیریت می‌شود.

  37. درود. وقت بخیر… تو شرکت ما گاهی یک نفر موقتا سرپرست یه پست می‌شه. می‌تونیم توی پیوست طوری تنظیم کنیم که دسترسی اون شخص خودکار فقط تا یه تاریخ مشخص فعال باشه و بعدش خودش قطع بشه؟

    • درود بر شما.
      بله، در اتوماسیون اداری پیوست امکان تعریف تفویض اختیار و دسترسی‌های موقت بر اساس بازه زمانی مشخص وجود دارد. شما می‌توانید هنگام اختصاص یک پست یا تفویض آن، تاریخ شروع و پایان را تعیین کنید تا پس از اتمام بازه زمانی، دسترسی مربوطه به صورت خودکار غیرفعال شود. این موضوع هم از نظر مدیریت دقیق‌تر دسترسی‌ها و هم از دیدگاه امنیت اطلاعات بسیار حائز اهمیت است..

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *